慌てず急がず業務改善！中小企業のための簡単ステップ！

中小企業での業務改善をどうやって進めていくか？

リソース（資源）が限られる中で改善という新しい試みを導入すること自体が負担に感じられてしまいます。

業務改善が進んで結果的に従業員の負担は軽くなるとわかりつつもなかなか進まないのが業務改善です。

少ない手間とコストで始められる業務改善の方法をご紹介します。

現状の業務プロセスを把握する

「先ずは業務プロセスを把握しよう」と色々なところで言われますが、具体的にどう書いて良いかわからない。

また、「全ての業務を事細かく洗い出すなんて時間がかかる。」と感じると思います。

そういった場合には「落書き」をしてみることをオススメしています。

「人」・「物」・「事」・「場所」・「お金」を記号で表し色々書いてみてください。

主となる業務を「コア業務」と呼んでいます。仕事の主となる業務を簡単な絵にしてみましょう。

様々な部署の方と一緒にこれをやることでそれぞれの部署の機能確認にもなるので、ぜひ複数人でやってみてください。

部署ごとの主な業務をピックアップしても良いですし会社の基盤となる業務をどのように考えているか表してみると意外な発見があって楽しいですよ。

会社組織はいくつかの部署に分かれてると思います。様々な業務を兼任している場合にも部署ごとの主たる業務を書いてみましょう。

それを会社のコア業務と並べ眺めてみる。この「眺めてみる」というのが大事な工程になりますので忘れないように

この段階でそれぞれの部署の業務の周りにも様々な業務があることに気づかれると思います。なるべく忘れないように簡単なメモなどをしながらこの工程を進めると良いと思います。

詳細の業務は「流れ」を重視して書いてみます。誰から誰へどんな情報が流れるのかを意識しながら書いてみましょう。

ジャッジはしないように！ここでは現状の把握をしていますので「この作業、無駄だね」というジャッジをしないように注意してください。

全部書き出して考えるととても重要な業務だったりもしますので、洗い出すことに注力しましょう。

こうして書いた業務見取り図を眺めながら問題点を挙げていきます。

よくある業務改善の方法では全ての業務に関して、スタッフの作業やそれにかかっている時間などを書き留めるとなっていますが、この方法ではコア業務から部署ごとの業務や詳細業務を簡単な絵で書き出し違和感のあるところを抽出します。

「コア業務図」・「部署業務図」・「詳細業務図」を並べ替えながら眺めてください。違和感がある業務や時間的なボトルネックになる業務、人手がかかってしまう業務などをピックアップしていきましょう。

社内の全ての業務にスタッフの作業や時間、作業工程など詳細を調査するのは日々の業務にも支障が出ます。

数名で上記のように絵を描き問題点を洗い出してから調査するようにしましょう。

ようやく「改善策を考える」段階に入りますが、ここでは省略させてもらいます。

改善策を考える工程に関しては改めて書きたいと思います。

日常の業務の中で問題点を見つけ出す方法を書きました。

上記の方法は1時間もあれば出来ると思っています。できれば複数人で行って見てください。

これを定期的に行えるようになると業務改善は進んでいきます。

一気に改善するのではなく日々の業務に改善を取り入れていきましょう。