見積書・請求書のデジタル化

色々な形で見積書や請求書がデジタル化されてきています。手書きでのやりとりが減ってきた感じですが皆さんどのように出力されているのでしょうか？

一番多いのがエクセル帳票かな？自動で計算もしてくれるし良いですよね。

ですがメールなどで送付する場合はエクセルを編集可能な状態で送るのはいけません。値段が記入されている書類は編集できない状態にしてあげるのがマナーです。

PDFに変換するのがスマートですね。PDFにしてしまえば印刷しても形は変わらないですし殆どのPCがPDFを出力できるようになってるのでもらったファイルを加工することなく利用できますので先方も困ることが無いです。

最近では当たり前の事なのですが、未だにエクセルを編集可能な状態で送付される方を見かけます。

送った後に相手がどのように利用するかなどを考えてあげるとスマートなやりとりになりますので、普段やってる作業を見直してみてはいかがでしょうか？

会計ソフトに見積書や請求書が出力できるものも増えてますので利用してみてはどうでしょう？

会計ソフトなどのシステムを利用して出力すると利点が一つ増えます。記録が残る・会計帳簿に記載できるなどです。

手書きでの出力では確実にあった転記ですが、せっかくデジタルにしたのなら発行と同時に記録し再利用できる形にした方が利点が増えるのです。

この場合にもデジタル化が有効ですね。

紙が良い人も無限に保管場所があるわけでは無いので、デジタル化して保管した方が良いのは分かってもらえると思います。

しかし、実体が無いことからかえって無くしてしまったりすることが多いように思います。

私は名前づけを工夫して紛失を避けています。