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「マニュアルがあるけれど、必要なときに見つからない」「情報が古くて使えない」と悩んでいる経営者の方も多いのではないでしょうか？
このような問題を解決し、業務効率をアップさせるには、社員がすぐにアクセスでき、必要な情報を簡単に更新できるマニュアル運用が欠かせません。
kintoneと実用的なツール「Manulet」を活用すれば、「探しやすく、更新しやすい」マニュアルの運用が可能になります。本記事では、kintoneと「Manulet」を活用して、業務改善を実現する方法をご紹介します。
マニュアルが「使われない」理由
多くの中小企業でマニュアルがあまり活用されない背景には、「どこにあるのかわからない」「内容が古い」といった問題があります。これではせっかく作成したマニュアルも役立たず、業務改善の妨げとなります。効果的なマニュアル運用のポイントは、以下の通りです。
- アクセスしやすさ：業務のそばに、すぐに確認できるマニュアルがあれば、社員のストレスを軽減し、活用頻度も上がります。
- 更新のしやすさ：情報が古くなれば価値は半減します。簡単に更新できるシステムで、常に最新の状態を保つことが重要です。
kintoneで実現！業務に役立つマニュアル運用のポイント
kintoneは、社内で情報を管理しやすく、検索や更新も簡単に行えるシステムです。
このkintoneに「Manulet」を活用することで、マニュアル運用がより一層便利で実用的になります。
- 必要な情報を瞬時に検索可能：kintoneの検索機能や「Manulet」の機能を使えば、必要な情報をすぐに見つけられます。業務中に手間取ることがなく、社員の生産性も向上します。
- 最新情報に常に更新：kintoneの編集機能を使えば、マニュアルの内容を簡単に修正可能です。kintoneでは、更新が行われた際に自動で通知を送る設定もでき、社内に最新情報が行き渡ります。
- 管理者と担当者のアクセス権設定：kintoneでは、各ユーザーに合わせたアクセス権の設定ができるため、必要な人だけがマニュアルにアクセスできるように管理できます。これにより、管理しやすくなり、無駄な情報の漏洩も防げます。
マニュアルの「探しやすさ」を強化する「Manulet」の機能
「Manulet」は、マニュアルをすぐに見つけられるようにサポートする機能が充実しています。
中小企業の現場に合わせたマニュアル運用が可能で、以下のメリットがあります。
- 使いやすいインターフェース：「Manulet」には直感的な操作が可能なインターフェースが備わっており、社員は迷わずに必要な情報にたどり着けます。新しい社員でも操作しやすく、マニュアルへのアクセスがスムーズになります。
- マニュアルの階層化：マニュアルの内容をカテゴリや階層に分けて整理することで、より探しやすい状態に保てます。業務内容や部署ごとに分かれていると、必要なマニュアルを探しやすく、更新も容易です。
- ファイルや動画の添付機能：必要に応じて、マニュアルに画像や動画を添付できるため、言葉だけでは伝わりにくい手順も視覚的に理解しやすくなります。
「更新しやすさ」を高めるための工夫
マニュアルが常に最新情報を保っていることが、業務改善には欠かせません。
「Manulet」では、簡単に更新が行えるため、社員の利用頻度が上がり、業務の質も向上します。
- 更新画面への遷移のしやすさ：Manuletなら更新可能な担当者が本文を読みながら気になったところをすぐに更新できます。業務の中で「これ違うな。」と感じたらすぐに更新できるようになってます。
- 変更内容の記録：更新履歴が残るため、いつ誰がどの部分を変更したのかを追跡できます。これにより、誤った情報の上書きや責任の所在が不明確になることが防げます。
中小企業での「Manulet」活用事例
「Manulet」は、多くの中小企業でその利便性が評価されており、実際に導入された際の活用例を以下に紹介します。
- 製造業での品質管理マニュアル：製造現場での品質管理に欠かせないチェックリストや手順書を「Manulet」にまとめることで、確認事項の漏れや不備を減らすことができ、品質向上にも貢献します。
- 接客業での対応マニュアル：サービス業の現場では、接客の際のマニュアルが求められます。「Manulet」で手順書や対応マニュアルを作成し、常に最新の情報を共有することで、社員全員が顧客に対して適切な対応ができるようになります。
- 営業部門でのノウハウ共有：営業に必要なノウハウや手順書を「Manulet」に保存することで、担当者が必要に応じてすぐに確認できる環境が整います。これにより、営業効率の向上が期待できます。
まとめ
kintoneと「Manulet」を活用したマニュアル運用は、業務の「探しやすさ」と「更新しやすさ」を実現し、中小企業にとって大きな業務改善効果をもたらします。
マニュアルをすぐに見つけ、簡単に更新できる環境は、社員教育にも役立ち、日々の業務をスムーズに進行させる大きな力となります。今後の業務改善に向けて、kintoneと「Manulet」を導入し、マニュアル運用を見直してみてはいかがでしょうか？
