基準を作れば業務改善が動き出す！

こんな悩みを耳にしませんか？

実は、業務改善を進める上で「基準」を作らずに取り組んでいる企業が少なくありません。何年も前に作ったマニュアルがあるものの、更新されないまま置き去りにされている……。そんな状況では、せっかくの改善努力も思うように成果を出せません。

この記事では、「基準」の大切さを具体例とともに解説し、kintoneを活用した「更新できる基準作り」の方法をご紹介します。

業務改善の出発点は「基準作り」

「基準」とは、ゴルフで言うスイングの「型」のようなもの。基準がなければ、どのアドバイスが正しいのか、どこを改善すべきなのかがわからなくなってしまいます。

よくある例が、マニュアルや手順書の形骸化です。数年前に作成されたものが、社内の「基準」として使われていないケースは少なくありません。これでは、業務改善どころか日常業務の効率化もままなりません。

そこで重要なのは、「ベストでなくても良いから、まず基準を文書化すること」です。

そしてそれを目の届きやすいところに置いておくこと

基準作りにおいて鍵となるのが「更新性」です。時代や業務の変化に合わせて基準を変化させる必要があります。その点で、kintoneは非常に優れたプラットフォームです。

そのプラットフォームでマニュアルを実現すれば良いのです。

これらの機能を活用すれば、常に最新の基準を保つことが可能です。

「基準」は単なるルールではありません。それを元に新しいアイディアや業務改善のヒントが生まれる元として機能します。

たとえば、「業務の基準が書いてある」状態にすればそれを活用し進化させることで徐々に良いアイディアが出てくるようになります。何もないところからのアイディアは難しいと思いませんか？

基準を文書化しておくことは、新入社員や部署異動の際の教育にも役立ちます。kintoneを活用して「社内教育マニュアル」を作成すれば、どんな社員でも一貫した業務を行えるようになります。

業務改善を成功させるカギは、「まず基準を作ること」にあります。その基準を最新の状態に保つために、kintoneのようなツールを活用することで、次のような効果が期待できます。

ベストでなくていい、でも「基準」を作る。それが業務改善の第一歩です。