みんなで育てるマニュアル

業務マニュアルは、これまで一部の専門家や上長が作成し、それを社員が参照するものというイメージが一般的でした。しかし、時代は変わり、社員全員が参加し、成長する仕組みとしてのマニュアル運用が注目されています。

この記事では、kintone上で動く「マニュレット」を使い、社員全員が編集可能な新しいマニュアル運用方法をご紹介します。

Wikipediaのような自由度の高い仕組みを社内に取り入れることで、業務改善や社内教育がどのように変わるのか、ぜひ最後までご覧ください。

マニュアル運用の進化

従来のマニュアルは、一度作成されたら更新されずに放置されがちでした。

その結果、現場の実情に合わない内容が増え、せっかくのマニュアルが活用されないケースも多々ありました。

しかし、「マニュレット」を使えば、閲覧権限や編集権限を柔軟に設定し、必要に応じてリアルタイムで更新することが可能です。

みんなで育てるマニュアルのメリット

社員の主体性を促進
例えば、ある企業では全社員に編集権限を付与し、各自が気づいた点をすぐに修正できる仕組みを採用しています。この仕組みはWikipediaのように「みんなで作り上げる」文化を醸成し、社員全員が業務に主体的に取り組むきっかけとなっています。
情報の最新化
現場の変化に対応しやすく、常に最新情報を社員全員が共有できます。特にkintoneと連携した「マニュレット」では、更新履歴を簡単に追跡できるため、誤った編集があってもすぐに修正可能です。
社員教育の強化
自らマニュアルを編集することで、社員の理解が深まるとともに、教育効果も期待できます。また、新入社員にとっても、現場の生の声が反映されたマニュアルは学習の強力なツールになります。
風土づくりへの貢献
マニュアル運用を通じて、コミュニケーションが活性化し、協働する風土が育まれます。「この内容をどう変えるべきか？」と議論する中で、業務改善の新しいアイディアが生まれることもあります。

実際の運用アイディア

編集ルールを明確に
誰でも編集できる環境を整える一方で、重要な情報や変更してはいけない部分を明確に区別することが大切です。
運用を仕組み化する
定期的なマニュアルレビューや更新を行うためのワークフローを設計し、運用を安定化させます。
モチベーションを維持する
社員がマニュアルを活用・編集することのメリットを実感できるよう、工夫を凝らします。例えば、マニュアル編集者を表彰する仕組みを導入しても良いでしょう。

「みんなで育てるマニュアル」という発想は、従来の「一方通行」なマニュアル運用から「双方向」の運用へと大きな転換をもたらします。

「マニュレット」を活用することで、社員全員が参加しやすい環境を整え、業務改善や社内教育の質を向上させましょう。

現場の声を反映させたマニュアルは、単なる業務ツールではなく、会社全体を支える「成長する仕組み」になるのです。