マニュアルを作る

マニュアル

「見える化」すると上手くいく

ギボンズでは「見える化」が仕事や思考においてとても重要だと考えています。サイネージも、チームでんわも、マンダラも「見える化」することにより、外向けに発信ができたり、共有ができたり、思考が具現化できるのです。

マニュアルも「見える化」の一つかなと思い、マニュアルについて紹介します。業務マニュアル、手順書、ナレッジ、システム操作などはありますか?複数人で仕事するならば何かしらがあるかもしれませんね。もしあれば、それらのマニュアルはいつ更新されましたか?日々更新できているなら優秀だと思います。ただ、作ったきりでずっと時が止まったまま、誰にも見られなくなってしまったようなマニュアルはありませんか?

もし1度作成し放置されたままならば、誰でも簡単に更新ができるマニュアルに作り直すことをお薦めします。

なぜマニュアルが必要なのか?

マニュアルを作るメリットは、次の4つです。

  • 作業や知識の統一化ができる
  • 作業効率アップ
  • 属人化が防げる
  • 本当に必要な仕事かを判断できる

作業手順やシステムの操作マニュアルなど、決まった順序で作業をします。マニュアルがあれば作業や知識の統一化がはかれます。これにより、分からなくなっても自分で調べることができるので、教える人の時間が有意義に使えます。マニュアルの通り、必要なことだけやれば良いので、作業効率もアップします。

また新人さんに教えるため(教える方も、教えられる方も)マニュアルがあれば安心して作業ができ、その担当者しかできないという属人化のリスクヘッジにもなります。

さらにマニュアルを作成するにあたり、「その作業は本当に必要なのか?」を客観的に判断する良い機会になります。日頃の業務を無意識に行うのではなく、やめられる作業はないのか?改めて考えることが大事です。

生きたマニュアルを作成する

なぜマニュアルは更新されないのか?更新者が1人だと最新の情報にアップデートされずにそのままになる恐れがあります。最前線で作業している人たちが一番よく理解できるので、更新をお任せするのが良いと思います。もちろん、内容の精査は必要ですので、確認フローが必要ですね。

そして更新がされないのは、「更新が面倒だから」という理由もあると思います。忙しさの中でマニュアルを作成し直す時間が取れないのです。

生きたマニュアルを作るためには、常に最新の情報になっている必要があります。誰でも簡単にスマホからでも写真とテキストがアップできるシステムでなくてはなりません。

マニュレット

マニュレットはそんな「誰でも更新が可能」なマニュアル作成に向いています。kintoneを使っていますのでセキュリティ面でも安心なシステムです。

  • 事業継承
  • ナレッジ
  • 日報
  • プロジェクト管理
  • 業務の可視化
  • システム操作
  • To Doリスト

マニュアル以外にも誰でも簡単に更新できて、「見える化」して共有すべきものは他にもたくさんあります。

目的を決めて、同じ方向を向けるように、みんなで一緒に作り上げる、そんな書類が簡単に作成できます。