マニュアルの作り方

マニュアル作成は業務改善

マニュアルを作成したことはありますか？いざ、作り始めようと思っても、何から手を付けて良いか迷うこともありますよね。そんな時は、今抱えている業務の課題を知り、その緊急度、重要度が高いものから作成すると良いそうです。そしてマニュアルを作成する前に、そのマニュアルが何のために必要なのか？という目的を忘れずに、マニュアル作成に着手します。マニュアルの作成は、単なる文書作成ではありません。その背後にある目的は業務改善です。

業務改善を意識したマニュアルを作成するためには、まず業務の「見える化」を行います。マニュアルにしたい業務を選定した後に、作業工程を1つ、1つモレなく洗い出します。それを視覚的に表現し、どのように仕事が進行しているのかを理解します。

「見える化」のフレームワークを活用する

そこで「見える化」に役立つフレームワークがプロセスマップです。プロセスマップとは、業務フローを各ステップ、タスク、決定ポイントに図式化され、業務の流れを整理することができます。これにより、業務の効率化や問題点の特定、改善の機会が見つけやすくなります。

また複数の部署が関係している業務の場合は、スイムレーンというフレームワークもあります。スイムレーンとは、プールのコースのように割った枠のことで、仕切られたレーンごとに部署を割り当てて作成します。この作業はどの部署が担当かを整理することができます。

実際に書き出したものを眺めてみる

工程や流れなどをプロセスマップやスイムレーンで書き出したら、それを眺めてみてください。もしかしたら、必要のない工程や、この流れの方法がスムーズで良い、といった気づきがあるかもしれません。工程を増やすことは簡単なのですが、工程を減らすことは難しいものです。この機会に、必要な業務と不要な業務を区別し、効率化できるところを見つけ出します。これで、お手本マニュアル＝生産性の高い業務フローが作成できます。