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中小企業の経営者の皆様、日々の業務でこんなお悩みはありませんか？
「社員からの同じような問い合わせが多くて、本業に集中できない…」
「せっかく作ったマニュアルが活用されず、形骸化している…」
「新しいツールを導入しても、結局使いこなせないのではないか…」
特に、現場と事務所との連携が不可欠な運送業やサービス業では、このような課題が顕著になりがちです。情報共有がスムーズにいかないことで、事務作業が滞り、結果として事業全体の生産性低下を招いてしまうことも少なくありません。
もし、貴社が抱えるその「困った」が、実は業務効率化、ひいては売上向上につながる「チャンス」だとしたら、どうでしょうか？
今回は、私たちがkintone導入支援の現場で実際に目の当たりにした、中小企業における業務効率化の成功事例をご紹介します。
特に、kintone上でマニュアル運用ができるプラグイン「manulet（マニュレット）」が、どのように現場の課題を解決し、大きな成果をもたらしたのか、具体的なエピソードを交えてお伝えします。
「マニュアルは作った、でも見てくれない…」中小企業が抱える情報共有のジレンマ
多くの企業で、業務標準化のためにマニュアルを作成しています。しかし、そのマニュアルが本当に活用されているでしょうか？
- どこにあるか分からない: マニュアルがファイルサーバーの奥深くに眠っていたり、紙でしか存在しなかったり。
- 最新情報が分からない: 更新が滞り、古い情報が記載されたままになっている。
- そもそも見方が分からない: 複雑なシステムや手順が必要で、現場の社員が敬遠してしまう。
このような状況では、マニュアルが有効活用されるどころか、かえって現場からの問い合わせが増加し、対応に追われる事態になりかねません。
特に、kintoneのアカウントを持たない現場の社員にとっては、マニュアルへのアクセス自体がハードルになってしまうこともあります。
kintoneとmanuletが切り拓く、新たな情報共有の形
この課題を解決するために、私たちはkintoneと弊社のプラグイン「manulet」を活用したソリューションをご提案しています。
kintoneは「現場で使える」をコンセプトにした業務アプリ構築プラットフォームであり、manuletはkintone上で作成したマニュアルを、より手軽に、そして必要な人に届けるためのツールです。
「でも、kintoneアカウントがない社員にはどうやってマニュアルを見せるの？」
まさに、ここに中小企業が抱える課題解決のヒントが隠されています。
成功事例：運送業のお客様が実現した、事務所への問い合わせ激減ストーリー
ある運送業のお客様からのご相談でした。「ドライバーはkintoneのアカウントを持っていないが、様々なツールが増え、事務所への問い合わせが多数寄せられるようになり、事務処理が進まない。この状況を改善したい」という切実な声でした。
このお客様が抱えていたのは、まさに前述の「マニュアルは作ったけれど見てくれない」という課題の典型例でした。
ドライバーさんは常に外出しており、事務所に電話をかけるか、帰社後に直接質問するしか情報収集の手段がありませんでした。
そのため、事務員の方々はドライバーさんからの問い合わせ対応に多くの時間を費やし、本来の事務作業が滞りがちだったのです。
そこで私たちは、manuletを活用した次のようなソリューションをご提案しました。
- kintoneでのマニュアル作成・更新はこれまで通り: 事務所の担当者がkintone上でマニュアルを更新できる環境を整備。これにより、常に最新の情報を提供できる体制が整いました。
- manuletで外部公開可能なWebページを生成: manuletの機能を使って、kintone上に作成されたマニュアルを、外部からアクセス可能なWebページとして生成しました。
- セキュリティ対策としてパスワード設定: 社外秘の情報が含まれるため、パスワードを設定し、認証されたドライバーさんのみがアクセスできるようにしました。
- ドライバーへのURL共有のみ: ドライバーさんには、WebページのURLとパスワードを共有するだけ。特別なアカウント発行や複雑な操作は一切不要です。
このシンプルな仕組みを導入した結果、驚くべき変化が起こりました。
得られた具体的な効果：問い合わせ「激減」がもたらした業務効率化
導入後、お客様からはこのような声が寄せられました。
「事務所へのドライバーからの問い合わせが劇的に減りました！ 体感で70%以上は減ったと感じています。」
これは、単なる問い合わせの減少以上の効果を生み出しました。
- 事務員の業務負荷軽減: 問い合わせ対応にかかっていた時間が大幅に削減され、本来の事務処理に集中できるようになりました。これにより、残業時間の削減や、他の業務への時間配分が可能になりました。
- ドライバーの自己解決能力向上: いつでもどこでも最新のマニュアルにアクセスできるようになったことで、ドライバーさん自身で疑問を解決できるようになり、業務の円滑化につながりました。
- マニュアルの鮮度向上: 新たな問い合わせがあった際にも、すぐにkintone上でマニュアルを更新し、manuletを通じてドライバーさんに共有できるようになったため、マニュアル自体が「生きている情報源」として機能するようになりました。これにより、マニュアル作成・維持のモチベーションも向上し、さらなる業務改善へとつながっています。
この事例は、「kintoneアカウントがないからマニュアルを見せられない」という固定観念を打ち破り、「本当に伝えたい人に、いかに手軽に情報を届けるか」という視点に切り替えることで、大きな成果が得られることを示しています。
よくある障壁と克服法：思い込みを捨て、新たな視点を持つ
この成功事例をご覧になって、「うちの会社でもできるかな？」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。しかし、同時に「ウチには特殊な事情があるから…」と、導入に躊躇されるケースも少なくありません。
よくある障壁として挙げられるのは、以下のようなものです。
- 「kintoneは難しいのでは？」: kintoneは直感的な操作でアプリを作成できるのが特長ですが、初めて触る方にとっては戸惑うこともあるかもしれません。しかし、弊社のmanuletのように、専門知識がなくてもすぐに活用できるプラグインや、導入支援サービスを活用することで、スムーズな導入が可能です。
- 「外部に情報を出すのはセキュリティが心配」: 重要な情報を取り扱う場合、セキュリティは非常に重要な懸念点です。しかし、manuletではパスワード設定によるアクセス制限など、情報漏洩を防ぐための機能が備わっています。貴社のセキュリティポリシーに合わせた設定が可能です。
- 「運用が大変になりそう」: マニュアルの更新や管理は、手間がかかるイメージがあるかもしれません。しかし、kintone上で一元管理し、manuletで外部公開することで、更新作業の手間を最小限に抑えつつ、常に最新情報を提供できる体制を構築できます。
これらの障壁を乗り越えるためには、まず「できない理由」を探すのではなく、「どうすればできるか」という視点に立つことが重要です。そして、私たちのような専門家にご相談いただくことで、貴社の状況に合わせた最適な解決策を見つけることができます。
次のステップ：貴社の「困った」を「チャンス」に変えるために
今回の事例は、kintoneとmanuletの活用によって、情報共有の課題を解決し、業務効率化を実現した一例に過ぎません。
「ウチの会社でも、こんな風に使えるのでは？」 「この部分を改善できたら、もっと良くなるはず！」
そう感じられたなら、ぜひ次のステップを考えてみてください。
- 社内の「問い合わせ」を可視化する: まずは、どのような問い合わせが多いのか、誰からの問い合わせが多いのか、現状を把握することから始めてみましょう。
- 「マニュアル化したい」情報をリストアップする: 繰り返し質問される内容や、手順が複雑な業務など、マニュアル化することで効果が得られそうな情報を洗い出します。
- 私たち専門家にご相談ください: kintoneの導入支援やmanuletの活用方法について、具体的なご提案をさせていただきます。貴社の状況を丁寧にヒアリングし、最適なソリューションをご提案いたします。
業務効率化は、日々の小さな改善の積み重ねです。しかし、その小さな一歩が、貴社の生産性を大きく向上させ、競争力を高めることにつながります。
「アイディアや工夫」によって、現状の「業務効率化」の壁を乗り越え、「視点を変える」ことで「業務改善」の新たな可能性を見出しませんか？
貴社の「困った」を「チャンス」に変えるお手伝いを、ぜひ私たちにお任せください。
