「ウチの会社は変われない」を覆す！社員が「もっと良くしたい」と動き出す業務改善

中小企業のリーダー・経営者の皆様、日々の業務でこんなお悩みはありませんか？

「もっと効率的に仕事を進めたいのに、今のやり方を変えられない…」
「新しいツールを導入しても、結局誰も使ってくれない…」
「社員から改善提案が出ないのは、諦めているからだろうか…」

変化は重要だと頭では理解していても、長年染み付いたやり方を変えるのは至難の業ですよね。

特に、現場の社員の方々からすれば、「なぜ今さら変える必要があるのか」「ただでさえ忙しいのに、新しいことを覚えるのは負担だ」と感じるのも無理はありません。

中には、変化そのものへの漠然とした不安から、具体的な内容を確認する前に抵抗を示す方もいらっしゃるでしょう。

しかし、ご安心ください。会社の仕組みは、変えられます。

そして、その変化は決して強制的なものではなく、社員の皆様が「もっと良くしたい」と自発的に動き出すような、ポジティブなものに変えることができるのです。

私はこれまで多くの企業様の業務効率化・DX推進をご支援してきましたが、特に中小企業様において「変化への抵抗」を乗り越え、目覚ましい成果を出された事例を数多く見てきました。

その成功の鍵は、「やり方を可視化すること」と「社員のアイディアを取り入れること」の二つに集約されます。そして、この二つを強力に後押ししてくれるのが、まさに「kintone（キントーン）」というツールなのです。

「変われない」を乗り越える秘訣：なぜ、私たちの会社は変われなかったのか？

多くの中小企業様が業務改善に取り組む際に直面する「変われない」という壁。その背景には、いくつかの共通する課題があります。

属人化された業務フロー: 「あの人に聞かないとわからない」「ベテラン社員しか知らない暗黙のルールがある」といった状況では、業務全体を俯瞰し、改善点を見出すことが困難です。
現状維持バイアス: 人は、未知の変化よりも現状維持を選択しがちな傾向があります。特に、今まで大きな問題が顕在化していなかった場合、「変える必要がない」という意識が強く働きます。
変化への恐怖心: 新しいやり方を覚えることへの負担、失敗することへの不安、自分の仕事がなくなるかもしれないという危機感など、変化がもたらす不確実性への恐れは、心理的な抵抗を生み出します。
「やらされ感」: 上層部からの一方的な指示による業務改善は、現場に「やらされ感」を生み出し、主体的な取り組みを阻害します。

これらの課題を乗り越え、「変化を楽しむ」文化を醸成するために、kintoneがどのように貢献するのか、具体的な事例を交えながらご紹介します。

kintoneが拓く「可視化」と「共創」の道

kintoneは、プログラミングの専門知識がなくても、自社の業務に合わせてシステムを構築できるクラウドサービスです。

一見するとシンプルなツールですが、その真価は「業務の可視化」と「社員のアイディアを取り入れる」という二つの側面で、劇的な変化をもたらす点にあります。

1. やり方を「見える化」する：属人化からの脱却

従来の業務は、Excelファイルや紙の書類、個人の頭の中など、様々な場所に散在し、全体の流れを把握することが困難でした。kintoneを導入することで、これまでバラバラだった情報を一元的に管理し、業務の「見える化」を強力に推進できます。

例えば、以下のような情報をkintone上に集約することができます。

案件進捗管理: どの案件が今どの段階にあるのか、担当者は誰で、次に何をすべきか、遅延している案件はないかなどが一目で分かります。
顧客情報管理: 顧客との商談履歴、問い合わせ内容、購入履歴などを一元管理し、顧客対応の質向上に繋がります。
日報・週報: 日々の業務内容や課題、気づきなどを共有することで、チーム全体の状況を把握し、相互理解を深めます。
社内申請・承認ワークフロー: 稟議書や経費精算など、紙で行っていた申請・承認業務を電子化し、スピードアップと透明性を確保します。

これらの情報がkintone上に集約され、誰でもアクセスできる状態になることで、特定の個人に依存していた業務が解消され、組織全体で業務の状況を把握できるようになります。

これにより、ボトルネックの発見や改善点の洗い出しが容易になり、具体的なアクションへと繋がりやすくなります。

2. 社員の「アイディア」を吸い上げる：主体的な業務改善

kintoneの最大の特長の一つは、現場の社員が「こうなったらもっと便利なのに」「ここを改善したい」といったアイディアを、自ら形にしやすい点にあります。

プログラミング不要で、ドラッグ＆ドロップでアプリを作成できるため、ITに詳しくない方でも直感的に操作できます。

ある中小企業様では、営業部から「顧客からの問い合わせ履歴をすぐに確認できるようにしたい」という声が上がりました。そこで、情報システム部門に依頼するのではなく、営業部のリーダーがkintoneで顧客問い合わせ履歴アプリを試作しました。最初は簡易的なものでしたが、実際に使ってみる中で「こんな情報も追加したい」「こういう見せ方がもっと分かりやすい」といった具体的な要望が次々と出てきました。

その結果、試行錯誤を繰り返しながら、以下のようなステップでアプリが進化していきました。

初期アプリの作成（営業部リーダー）: 顧客名、問い合わせ日時、担当者、問い合わせ内容といった基本的な項目を設定し、まずは入力できる状態に。
現場での利用とフィードバック: 実際に営業担当者がアプリを使ってみて、「過去の対応履歴を一覧で表示したい」「重要度で色分けしたい」といった声が上がる。
改善と追加機能の検討（営業部と情報システム部が協力）: 営業部からのフィードバックを元に、情報システム部がkintoneの機能を活用して、グラフ表示や検索機能などを追加。
全社展開と継続的な改善: 営業部だけでなく、サポート部門など他の部署でも活用が始まり、それぞれの部署からの要望を取り入れながら、さらにアプリを発展させていく。

この事例で特筆すべきは、「誰かが作ったものを与えられる」のではなく、「自分たちが使うものを自分たちで作り上げていく」というプロセスが生まれたことです。この「共創」の経験が、社員の皆様に「自分たちの手で会社を良くできる」という自信と、変化への前向きな意識を育みました。

結果として、この企業様では、顧客対応のスピードが20%向上し、顧客からの満足度アンケートでも「対応が丁寧になった」という声が増えるなど、具体的な成果に繋がっています。

業務改善の障壁と克服法：小さく始めて、成功体験を積み重ねる

「いくらkintoneが良いと言っても、導入には労力も費用もかかるし、本当に社員が使いこなせるか不安…」そう思われる方もいらっしゃるかもしれません。確かに、新しいシステム導入には障壁がつきものです。しかし、いくつかのポイントを押さえることで、これらの障壁を乗り越えることができます。

障壁1: 全体最適を目指しすぎる: 最初から会社の全ての業務をkintoneで解決しようとすると、時間もコストもかかり、挫折の原因になります。
- 克服法: 「小さく始める」: まずは、特定の部署や業務、例えば「日報の共有」や「簡単な備品管理」など、現状の課題が明確で、かつ成果が見えやすい部分から導入を始めましょう。
障壁2: 現場への浸透不足: 導入したものの、誰も使ってくれない、という状況は避けたいですよね。
- 克服法: 「トップのコミットメントと巻き込み」: 経営者やリーダーが率先してkintoneを活用し、そのメリットを現場に伝えることが重要です。また、前述のように、現場のアイディアを積極的に取り入れ、彼らが「自分事」として捉えられるように働きかけましょう。
- 克服法: 「成功体験の共有」: 小さな成功事例でも構いませんので、kintoneを使って業務が効率化された、便利になったという事例を社内で積極的に共有しましょう。
障壁3: ITスキルの不安: 「社員にITスキルがないから使いこなせないのでは…」という懸念。
- 克服法: 「ハンズオン研修と継続的なサポート」: kintoneは直感的に操作できますが、初期の操作に慣れるためのハンズオン研修は有効です。また、質問しやすい環境を整えたり、困ったときにすぐに相談できる担当者を配置したりするなど、継続的なサポート体制を構築することが重要です。

次のステップへ：業務改善は「完成」しない、常に「進化」するもの

kintoneは、一度導入して終わりではありません。業務状況の変化や、社員からの新たなアイディアによって、常に進化し続けるプラットフォームです。

部門横断での活用: 特定の部署で成功した事例を、他の部署にも展開できないか検討しましょう。例えば、営業部の案件管理アプリを元に、開発部門のプロジェクト管理アプリを作成するなど、応用範囲は無限大です。
他システムとの連携: kintoneは、他のSaaS（クラウドサービス）や既存システムとの連携も可能です。例えば、会計システムや勤怠管理システムなどと連携することで、さらなる業務効率化が期待できます。
データ分析によるさらなる改善: kintoneに蓄積されたデータを分析することで、新たな課題を発見したり、改善効果を定量的に把握したりすることができます。