複数人で仕事をすると言うこと

「業務システムってなんですか？」というのはよく耳にする質問ですね。簡単に言うと、業務システムとは情報の流れをスムーズにする仕組みです。

チームメンバーと情報の流れ

皆さんは何人でお仕事をしていますか？お一人で仕事をされている方は意外と少ないのではないでしょうか。クライアントを含めれば、ほとんどの仕事は複数人で成り立っています。フリーランスの方でも発注元がありますし、小規模な会社でもスタッフが数人はいるはずです。

情報はスムーズに流れるべき

仕事をする上で、情報が生じるのは避けられません。その情報は会話や書類のようなアナログなものから、メールやFAXのようなデジタルな手段によるものまで様々です。これらの重要な情報がスムーズに流れるようにするための仕組みを作ること、これが業務システムの役割であり、同時に業務改善の一環とも言えます。

情報がスムーズに流れることが特に重要であるのは、プロジェクト管理などで顕著になります。プロジェクトの管理では、様々な利害関係者がいて、それぞれプロジェクトの異なる側面に取り組んでいます。進行状況、分業、納期、リスクの報告などの情報更新が頻繁に行われます。

もっとわかりやすいように、建設業の案件を例に考えてみます。1棟の家を建てる場合、お施主様と営業担当者（プロジェクトマネージャー）の他、設計チーム、施工チーム、積算チーム、各施工業者などが含まれます。業務システムが適切に設計されていない場合、情報の遅延や誤解が発生し、これがコスト超過、工期遅延、最悪の場合には安全問題につながることがあります。

情報がスムーズに流れている場合、プロジェクトマネージャーはリアルタイムで進捗状況を把握し、必要に応じて迅速に調整を行うことができます。また、設計変更が発生した場合でも、その情報はすぐに全てのメンバーに共有され、適切な対応ができます。情報が適切に管理され、スムーズに流れることで、プロジェクト全体の効率が向上します。

業務の「見える化」を試みる

結局のところ、業務を効率的に進めるためには「見える化」が重要です。時には業務プロセスを紙に書き出してみることで、情報がどのように流れているのかがクリアになります。私はセミナーで「TDS（Think・Draw・See）」を推奨しています。つまり、考えるだけでなく、書き出してみて、それを見て再び考えることが重要です。