報告書はその場で作る

報告書作成を効率化

社内用日報、社外用作業報告書、色々な種類の「報告書」が世の中にはあります。アナログにせよ、デジタルにせよやった内容を後から思い出しながら記入するのは結構シンドイものです。

お客様に渡す作業完了報告書は、作業日、作業内容などが項目としてありますが、例えば建設業で「屋根の補修工事が完了しました。」という内容があったとします。エアコンの取り付けとは異なり、屋根の上は実際に見る事ができないので、きちんと作業したのかどうかが分かるように写真を報告書に載せることで安心感に繋がりますね。

それらの写真掲載や作業報告の内容入力を帰社後に作成するのは、作業員にとっては結構大変です。クタクタになって帰ってくるのですから。代わりに事務員がやったとしても二度手間になります。作業報告書は、作業者が現場で入力したり、写真を載せるのがスムーズで一番です。

漏れなく、ダブりなく、正確に

現場で入力となると、当然簡単に入力できなければ作業負担となってしまい、より効率の悪いものにます。入力する側に優しい設計のフォーマットで、誰にでも簡単に漏れのない入力にする必要があります。

スマホやタブレットといった普段使い慣れた道具を使って、上から順番に指示項目通りに入力するだけ、写真の登録も簡単にできたら言うことなしですね。現場で直接入力できると時短にもなるし、何より情報に鮮度があるため、曖昧になることもなく、より正確な情報になります。さらにクラウド利用の場合、すぐに反映されるので、社内やお客様にその場で内容を確認することも可能です。

データのバックアップも

せっかく写真を撮ったのに外の通信環境が良くなかったため、うまくデータがアップできていなかった・・。なんて事がないように、直近のデータはバックアップ機能があると安心です。

作業員の働き方改革

そんなシステムがあったら、もう事務所に戻って事務作業しなくても大丈夫!直行直帰も可能になります。人手不足と言われている建設業ですが、もちろん時間外労働規制が労働法で定められています。作業軽減することで、働き方改革の大きな一歩になるのではないでしょうか。

現場での品質や安全に関する作業を減らすことはできませんが、こうした事務処理の効率化はどんどん図るべきです。一人親方も同じです。一人だからこそ、事務的な作業は便利なツールに任せてしまえば良いのです。

現場の報告はスマホから