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「属人化、蔓延していませんか？」
春の訪れとともに、多くの企業で新たなメンバーを迎える季節がやってきました。新しい仲間を迎えるこの時期は、改めて自社の業務体制を見直す絶好の機会でもあります。
ふと振り返ってみると、「この業務は○○さんしかできない」「あの設定方法は△△さんに聞かないとわからない」といった状況が社内に存在していませんか？これこそが「属人化」の典型的な症状です。
属人化がもたらす見えない危険性
属人化が進むと、以下のような問題が静かに組織を蝕んでいきます。
- 業務の停滞リスク：特定の担当者が休暇や病欠の際に業務が止まってしまう
- 知識の偏在：ノウハウやスキルが組織内で共有されず、一部のメンバーに集中する
- 非効率な業務遂行：同じような質問や確認が繰り返され、全体の生産性が低下する
- 新人教育の長期化：体系的な指導ができず、新メンバーの成長に時間がかかる
- 事業継続性の脆弱化：キーパーソンの退職時に大きなダメージを受ける
なぜ春がマニュアル整備に最適なのか
春は組織にとって「新しい風」が吹く季節です。この時期にマニュアル整備に取り組むメリットは多岐にわたります。
- 新メンバーの「わからない視点」を活用できる
業務に慣れた社員には当たり前すぎて気づかない盲点や説明不足を、新しいメンバーは自然と指摘してくれます。 - 教える側も学び直しの機会になる
マニュアル作成過程で、ベテラン社員自身も業務の本質を見つめ直し、効率化のヒントを得られることがあります。 - 組織の一体感醸成につながる
新旧メンバーが協力してマニュアルを作成する過程は、組織内コミュニケーションを活性化させます。 - 年度初めの業務改善と連動させやすい
新年度のプロジェクト開始や業務改善と合わせて、マニュアルも最新化しやすいタイミングです。
kintone導入支援企業におけるマニュアル整備のポイント
kintoneのような業務システム導入支援を行う企業にとって、マニュアル整備は特に重要な意味を持ちます。
1. 2種類のマニュアルを意識する
- 社内向けノウハウ集：設定方法や導入事例、トラブルシューティングなど
- クライアント向けマニュアル：操作方法や活用のヒント、FAQ集など
2. システムと人の両面をカバー
- 技術的な設定方法だけでなく、クライアントとのコミュニケーション方法や要件定義の進め方など、「人」に関わる部分も文書化する
3. 視覚情報を効果的に活用
- 画面キャプチャや図解、動画など、文字だけでは伝わりにくい情報を視覚的に補完する
4. 定期的な更新サイクルを確立
- マニュアル更新担当を決め、四半期や半期ごとに内容を見直す仕組みを作る
マニュアル整備の具体的なステップ
- 現状の業務フローを可視化する
まずは現在の業務プロセスを洗い出し、フローチャートなどで可視化します。 - 属人化している箇所を特定
「この工程は○○さんしか知らない」という部分をリストアップします。 - 優先順位をつけて文書化に着手
重要度や緊急度に応じて、どの業務から文書化するかを決定します。 - 新メンバーに試してもらう
作成したマニュアルを実際に新メンバーに使ってもらい、わかりにくい点や疑問点を集めます。 - 継続的な改善の仕組みを作る
定期的な見直しの機会を設け、常にマニュアルを進化させ続けます。
春の「新しい風」を組織変革のチャンスに
新年度のスタートと新メンバーの加入というこの春のタイミングは、属人化解消に向けた一歩を踏み出すには絶好の機会です。マニュアル整備を通じて、より強固で柔軟な組織作りを目指しましょう。
知識やノウハウを「個人の財産」から「組織の資産」へと変えていくプロセスは、一朝一夕には実現しません。しかし、この春に小さな一歩を踏み出すことで、年間を通じた大きな変化へとつながっていくはずです。
皆さんの組織にも、春の新しい風を取り入れてみませんか？
