電子帳簿保存法の対策

全ての事業者は令和6年より電子帳簿保存法に則った方法で保存する必要があります。

クラウド会計サービスでは既に対策を打ち出しているところが多いと思いますので、そのまま使えば問題ないかと思いますが・・

今回はクラウド会計サービスに依存せずにクラウドサービスを利用した電帳法の対策方法（小規模事業者向け）を考えたいと思います。

電帳法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、経理のデジタル化を促進できます。

取引に関する電子データをやり取りした場合のデータ保存義務やその保存方法等についても同法で定められています。

令和6年1月以降はどのようになるのか内容を抜粋して見てみます。

保存区分は大きく3つに分類されます。

①電子帳簿・電子書類関係

自己がコンピュータを使用して作成する帳簿や決算関係書類のことです。例えば、仕訳帳、総勘定元帳、売上帳、貸借対照表、損益計算書などです。

②スキャナ保存

「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」すること（紙で受け取ったものは紙のままでも保管が可能です。）

③電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をデータで保存」すること。メール、ネット通販、EDI等のオンライン上での取引が該当します。

ここでのポイントは、データで作成したものや、データで受け取った書類に関しては、そのままデータで保存しなければなりません。

データを紙で印刷し保存することはできなくなります。

そしてこれらの電子データを保存するには下記のような条件を満たす必要があります。

1.システム概要に関する書類の備え付け

2.見読可能装置の備え付け

3.検索機能の確保

4.データの真実性を担保する措置

「真実性の確保」と「可視性の確保」が要件となっているため、システム説明書（マニュアル）を備付けることや、求められたら指定の検索ができ、かつ速やかに画面または書面に出力ができるようにするなど、1から4まで最低限のルールが定められています。

ここで言う「真実性の確保（担保）」とは

A）タイムスタンプが付されたデータを受け取る

B）データに速やかにタイムスタンプを押す

C）データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する

D）不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する

というA～Dのいずれかを行うことが求められます。

A～Dのうち、Cの「データの訂正・削除が記録される」システムを使用することにより保存の要件を満たすことができます。

これはクラウドサービスのkintoneでも実現できそうですね。

電子データを「添付」「作成日時」と「更新日時」を入れることにより、変更したらデータの訂正内容が記録されるため履歴として残ります。

あとは「レコード番号」を入れ、データは削除せず削除用の「チェックボックス」構えることで削除禁止とすることもできます。

取引金額・取引先など適宜必要な項目を置き、システム概要に関する書類の備え付けを用意すれば完成です。

もちろんkintoneは検索もできますので、電子データと必要な情報が紐づいていれば、電帳法のためにExcelでわざわざ索引簿を作成する必要もありません。

高価なシステムを導入せずとも、手間は最小限にして電帳法対策をしていきましょう。

※法律の詳細は国税庁HPへ。