Gibbons 仕事を行う上でチェック表を活用している方に出会います。
勉強会や講習会で準備を行うのにチェック表を見ながら準備を行う方、手戻りの出来ない作業でチェック表を活用している方など
トラブル無く仕事を終えられてとてもスマートです。
こんなチェック表がスマートフォンで実現出来るのが「簡単チェック」
モバイルの強み
いまや一人に一台のスマートフォン、色々なシーンで活用されていますがこのチェック表を活用されている人がなかなか居ないのが実情では無いでしょうか？
スマートフォンやモバイルデバイスは持ち出せるのが最大の強み、現場で利用するシーンでは活躍します。
チェック表などの現場で利用するものはスマートフォンで置き換えられるのでは無いでしょうか？
チェックリストを持ち歩く
チェックリストと言うとエクセルなどを出力した紙媒体が多く目的に応じて用意する必要があります。
勉強会準備のチェック表、定例会議のチェック表などそれぞれを準備して利用している方は非常に几帳面な方か慎重な人(笑)
便利なチェック表でも準備するとなるとそれだけ手間ですから、「頭に残しておけば良いや」ってなっちゃいます。
やっぱり紙媒体ではなくスマホなどを活用したほうが良さそうです。
仕事をお願いする時
チェック表は自分で仕事をするときに使うだけではなく、仕事を依頼するときや引き継ぎ、新人教育などに活用できます。
「こうあるべき結果」を先に伝えるので仕事のクオリティを落とすこと無く依頼出来ます。仕事の引き継ぎなどもチェック表を渡すことで簡単に引き継げることが多いのです。
1から10まで説明していると目的を失って解釈されることがあります。仕事は結果が全てです。頑張ってやっても時間かけてやっても最終的な目的を失っていたら本末転倒です。
チェック表なら結果を確実に伝えられます。言葉では伝わらないクオリティも伝えられますので仕事を依頼するなら最終的なチェック表を渡しながら説明するのが良いと思います。
仕事の引き継ぎ
なんらかの理由で仕事を引き継ぐシーンは色々とあります。転勤や退職、移動に伴う引き継ぎなど
仕事を依頼するのと同様にこれらもチェック表が役立ちます。もちろん結果だけ伝えて終わりと言うわけにも行かないので一つの手段として考えて下さい。
普段からチェック表などを運用している人は引き継ぎが早いです。
企業における仕事の引き継ぎでどのぐらいのロスがあるのでしょうか？
大手の会社ならそれらをも織り込んだ利益確保が出来るんでしょうが中小企業ではこれらの作業は余計な手間とみなされ時間を与えてくれないのが普通です。
もし貴方が雇われている立場ならチェック表を活用し仕事を整理しましょう。
雇い主の方は是非社員に取り組まして上げて下さい。会社の財産になりますので無駄な作業では無いはずです。
新人教育のシーンで活躍
チェック表の意外な活用シーンは新人教育のシーンです。
新人教育もまた企業にとっては大きなコストになり中小企業などではこれらは極力無い形で進めたいものです。
教育のシーンで全てを言葉で伝えている場面を見ますが、私はやはり「結果」にこだわって伝えるべきだと考えています。
「ここではこのボタンを押して」・「次にこれをコピーして」などの工程を事細かく伝えると新人は覚えるのにすべての力を使い考えることが出来なくなります。
チェック表を渡し「このためにこうする」と伝えたほうが理解が早いのです。
新人といえども、もっと良い工程を考えつく場合もあります。今までの処理が最善だったかも教育の現場で再確認しながら進められるのです。
チェック表の先入観
ここまでの話で皆さんの頭の中にはどのようなチェック表が思い描けているでしょうか？
- 「エクセルなどをモバイルで表示する」
- 「やっぱり紙媒体のチェック表」
- 「お高いプログラムで書いたチェック表」
- 「モバイルでスマートで簡単なチェック表」
ここでは迷うこと無く「モバイルでスマートで簡単なチェック表」を目指しましょう。(笑)
又、チェック表に結果の写真が載っていても良いと思います。視覚的に見てこの状態が完成だと明確に伝えられます。
文章と写真などで結果（完成形）を伝え相違ないことでチェックをつけるのがチェック表です。文章だけという先入観を捨てて考えてみて下さい。
「簡単チェックリスト」
「簡単チェックリスト」は会社やチーム毎にチェック表を共有するのがコンセプトです。
スマートフォンで簡単にチェック出来るので場所を選ばず活用できます。又、アプリを一つ入れるだけですから持ち出す準備もいりません。
「確認」は大事な工程ですがどう確認すれば良いかはっきりしていないのが普通です。「簡単チェックリスト」を利用して確認工程を確実に行えば仕事のムダは削減されます。
運用しながら育てる
はじめは2個3個のチェック表で始めても大丈夫です。全て作ってから運用すると思わないほうが良いです。
運用を開始してみると簡単な処理でもチェック表の活用シーンが見えてきます。
どんどんと活用すべきところが見える様になってきます。
「簡単チェックリスト」は運用途中でもリストの内容が書き換えられたり、項目を追加できるのが利点です。
運用しながら意見を聞いてチェック表を育てるつもりで利用してみては？