どこから手をつける?業務改善の優先度を決める方法

前回のまんだら整理で課題がスッキリ見えてきたけれど…

  • 「課題が8つに整理できたけど、どれから手をつければいいの?」

     

  • 「全部重要に見えて、優先順位が決められない」

     

  • 「とりあえず簡単そうなものからやろうかな…でもそれでいいの?」

そんな風に迷っていませんか?

実は、多くの部署が課題整理の次のステップで止まってしまいます。「やることは分かったけど、どの順番で?」という優先順位の壁にぶつかるんです。

でも大丈夫。今日は、整理した課題の中から**「最も効果的な改善の順番」を科学的に決める方法**をお伝えします。もう「とりあえず」で決める必要はありません。

なぜ優先順位が決めにくいのか?

優先順位決定を難しくする3つの罠

1. 「緊急」と「重要」の混同

  • 「今日中にやらなければ」→緊急だけど重要?
  • 「いつかはやりたい」→重要だけど緊急?
  • 目の前の「緊急」に振り回されがち

2. 「効果の大きさ」が見えない

  • 「これを改善したらどのくらい効果があるの?」
  • 「時間をかけた割に効果が薄かった…」
  • 投資対効果が予測できない

3. 「関連性」が複雑

  • 「Aを解決するとBも良くなるかも」
  • 「でもCを先にやらないとAができない」
  • 課題同士のつながりが見えない

間違った優先順位で進むリスク

適当に優先順位を決めて進むと:

  • 効果の薄い改善に時間を浪費
  • 根本的な解決にならない
  • メンバーのモチベーション低下
  • 「改善しても変わらない」という諦め

でも大丈夫、シンプルな基準で判断できます。

【実践ワーク】3つの質問で優先順位をスッキリ決める

とってもシンプル!3つの質問で判断

難しく考える必要はありません。各課題について、以下の3つの質問に答えるだけです:

質問1:効果はどのくらい?

「これを解決したら、どのくらい良くなる?」

  • 3点:部署全体がかなり良くなる
  • 2点:一部のメンバーが楽になる
  • 1点:ちょっとだけ良くなる

質問2:どのくらい大変?

「これを解決するのは、どのくらい大変?」

  • 3点:すぐできる、簡単
  • 2点:少し時間がかかる
  • 1点:すごく時間がかかる、大変

質問3:いつまでに必要?

「いつまでに解決したい?」

  • 3点:今すぐ何とかしたい
  • 2点:数ヶ月以内にはやりたい
  • 1点:いつかやれればいい

Step1:各課題に3つの質問で点数をつける(10分)

前回のまんだら整理で出た課題について、3つの質問に答えて点数をつけてみましょう。

点数表の例:営業部の場合

課題効果は?大変?急ぎ?合計
お客様情報がバラバラ3227
提案書作成に2日もかかる2215
Bさんがいないと困る3137
新人の教育が大変2316
営業の勉強会がない2215
製造部との連絡がうまくいかない2226
提案書の出来にバラつき1315
営業車が古くて困る1113

Step2:4つのグループに分ける(5分)

点数をつけた課題を、以下の4つのグループに分けます:

A. 今すぐやろう!(効果大×簡単)

「やったらすぐに良くなって、そんなに大変じゃない」

  • 最優先で取り組む
  • 短期間で成果を実感
  • みんなのやる気もアップ

B. 時間をかけてやろう(効果大×大変)

「時間はかかるけど、やったら本当に良くなる」

  • 長期計画で進める
  • 少しずつでも取り組む
  • 大きな変化が期待できる

C. 隙間時間でやろう(効果小×簡単)

「ちょっとした改善だけど、簡単にできる」

  • メインの作業の合間に実施
  • 小さな成功体験として活用
  • 改善の習慣づくりに良い

D. 今は後回し(効果小×大変)

「今は手を出さない方がいい」

  • とりあえず保留
  • 他のことが落ち着いたら考える
  • 状況が変わったら再検討

Step3:やる順番を決める(5分)

グループ分けした課題を、以下の順番で取り組みます:

1. まずは「今すぐやろう!」から1〜2個 2. 急ぎのものがあれば最初に対応 3. 「隙間時間でやろう」も並行して実施 4. 「時間をかけてやろう」は計画を立てる

【応用ワーク】もっと効率的に進めたい場合

デジタルツールを使うメリット

手で書いても十分ですが、デジタルツールを使うと:

1. 計算が自動

  • 各課題にポチポチと点数を入力
  • 自動で合計を計算してくれる
  • 見た目もスッキリ、分かりやすい

2. 並び替えも自動

  • 点数の高い順に勝手に並び替え
  • 順番を微調整もできる
  • パッと見て順番が分かる

3. みんなで共有しやすい

  • 同じ画面を見ながら議論
  • 遠くにいるメンバーとも一緒に作業
  • みんなの意見をまとめやすい

デジタルツールでの進め方

  1. 前回の課題整理データを開く
  2. 各課題に3つの質問で点数を入力
  3. 自動並び替えで優先順位を確認
  4. メンバーと共有して議論
  5. 最終的な順番を確定
  6. 実行スケジュールを作成

実際の優先順位決定例:営業部の場合

グループ分けの結果

A. 今すぐやろう!

  • お客様情報がバラバラ(7点:効果3、簡単2、急ぎ2)
  • Bさんがいないと困る(7点:効果3、簡単1、急ぎ3)

B. 時間をかけてやろう

  • 新人の教育が大変(6点:効果2、簡単3、急ぎ1)
  • 製造部との連絡がうまくいかない(6点:効果2、簡単2、急ぎ2)

C. 隙間時間でやろう

  • 提案書の出来にバラつき(5点:効果1、簡単3、急ぎ1)

D. 今は後回し

  • 営業車が古くて困る(3点:効果1、簡単1、急ぎ1)

やる順番

【第1週〜第4週】今すぐやろう!

  1. お客様情報をまとめる
    • 効果が大きくて、そこそこ簡単
    • これができると他の問題も解決しやすくなる

【第5週〜第8週】急ぎの対応 2. Bさんの仕事を他の人にも教える

  • 急ぎ度が高い(Bさんが大変すぎる)
  • 少しずつでも仕事を分散する

【同時進行】隙間時間で 3. 提案書のテンプレートを作る

  • 短時間でできる改善
  • 小さな成功でみんなのやる気アップ

この優先順位決定を実践すると…

得られる3つの効果

1. 無駄がない改善ができる

  • 限られた時間で一番効果的なことを
  • 「やって良かった!」と実感できる
  • ムダな作業をしなくて済む

2. みんなが納得してくれる

  • 「なぜこの順番なの?」が明確
  • 客観的な理由があるから納得
  • メンバーが協力してくれる

3. 改善が習慣になる

  • 小さな成功体験を積み重ね
  • 改善することが楽しくなる
  • 次の課題にも前向きに取り組める

Before → After の変化

Before(優先順位決定前)

  • 「どれも重要で決められない…」
  • 「とりあえず簡単そうなものから」
  • 「やってる感はあるけど効果が見えない」

After(優先順位決定後)

  • 「この順番で進めれば確実に効果が出る」
  • 「メンバー全員が納得している」
  • 「短期間で成果を実感できた」

うまくいくコツ:バランスが大事

時間の使い方のコツ

効果的に改善を進めるための時間配分:

  • 今すぐやろう!:60% の時間
  • 隙間時間でやろう:30% の時間
  • 時間をかけてやろう:10% の時間(計画だけ)

このバランスで進めると:

  • 短期間で成果が出てやる気が続く
  • 長期的な改善も忘れない
  • メンバーが疲れすぎない

次はこれに取り組みましょう

優先順位の決定お疲れさまでした!これで「何から始めるべきか」が明確になりましたね。

次回は、決めた優先順位を元に**「3ヶ月後の理想を具体的に描く目標設定法」**をお伝えします。改善後の部署の姿を具体的にイメージし、メンバー全員で共有できる目標を作っていきます。

目標が明確になると、改善への取り組みがさらに加速します。

もっと効率的に進めたい方へ

今回の優先順位決定は手動でも十分ですが、デジタルツールを使うと、評価から並び替えまで一気に処理できて便利です。

特に、複数のメンバーで評価を行う場合や、定期的に優先順位を見直す場合には、デジタルツールの威力を実感していただけます。

また、優先順位が決まったら、改善手順をマニュアル化することが重要です。**「manulet」**があれば、効果的だった改善方法をすぐにマニュアル化して、他の部署でも活用できるノウハウにできます。

「実際に試してみたい」という方は、無料相談でお気軽にお声がけください。あなたの部署の優先順位決定を一緒にサポートします。


次回予告 Step4では「『なんとなく改善』から卒業!まんだらアプリで3ヶ月後の理想を8つの視点で設計する」をお届けします。今回決めた優先順位を元に、改善後の部署の理想的な姿を具体的に描いていきましょう。