業務の解像度を上げる方法

中小企業の経営者の皆さんは「業務改善を進めたいけれど、どこから手をつけたらいいか分からない」と悩んでいませんか？

特に、日々の業務が慣れすぎて、どこが無駄でどこを改善すべきかが見えづらくなっていることも多いでしょう。

実は、業務改善の第一歩は「業務の解像度を上げること」。これにより、業務がよりクリアに見えるようになり、どこを改善すべきかが自然と分かってくるのです。

そのために役立つツールの一つが「マニュアル」と「kintone」です。今回は、その具体的な方法についてご紹介します。

業務の解像度を上げるとは？

「業務の解像度を上げる」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。

簡単に言えば、日々行っている業務の流れや手順をより明確に把握し、無駄や改善点を見つけやすくすることです。多くの中小企業では、従業員が「慣れ」で仕事を進めてしまい、業務フローが見えづらくなっています。

その結果、効率化の余地があっても気づかないまま、時間やコストが無駄になっているケースが多々あります。

そこで重要なのが「業務マニュアル」です。マニュアルは、業務の手順を文書として明確に残すことで、業務内容を客観的に確認できるようにします。

さらに、マニュアルを使って業務内容を定期的に見直すことで、業務フローの最適化が可能になります。

では、どのようにして「見られるマニュアル」を作成するかが重要です。まず、ポイントとなるのは「誰もが使いやすい、いつでもアクセスできること」です。

たとえば、業務改善のためにはマニュアルを単に作るだけでなく、いつでも最新の情報を反映し、見直しやすい状態にしておくことが必要です。

そのためにkintoneが大活躍します。kintoneのマニュアルプラグインを活用することで、業務手順を整理しやすく、社内の誰でも簡単にアクセス・更新できる環境を作ることができます。

従業員の一人一人が常に最新の情報に基づいて業務を行えるようになり、無駄な手戻り作業や誤解が減少します。

kintoneを使って業務マニュアルを作成し、管理することで得られるメリットを以下に紹介します。

更新のしやすさ
紙のマニュアルは、更新するたびに印刷し直したり、配布したりする手間がかかりますが、kintone上では、簡単に最新の内容に更新できます。さらに、複数の担当者が同時にマニュアルを編集することも可能です。
アクセス性の向上
kintoneはクラウドベースのシステムなので、どこにいてもマニュアルにアクセスできます。リモートワークが普及している現在、オフィスにいなくても業務に必要な情報をすぐに確認できるのは大きな強みです。
教育ツールとしての活用
マニュアルは新入社員の教育ツールとしても非常に有効です。kintone上にあるマニュアルは、動画や画像も含めて視覚的にわかりやすく作成でき、学習効率が大幅に向上します。また、業務ごとにタスクを振り分けることで、段階的に業務を学ばせることができます。
社内コミュニケーションの向上
見やすいマニュアルを実現することは、実は社内コミュニケーションの向上に役に立ちます。今まで文章になっていなかった業務を確認し修正を繰り返す風土が出来て業務改善の意識が芽生えてきます。