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外部パートナーと安全・簡単に情報をやりとりする方法
建設業、設備点検、保守メンテナンス、現場調査など、様々な現場業務では協力会社との連携が欠かせません。納期を守り、品質を確保し、コストを管理するには、関係者間でスムーズに情報を共有することが大切です。でも多くの企業が「情報を共有したいけれど、セキュリティが心配」「報告書の形式がバラバラで管理が大変」といった悩みを抱えています。
今回は、そんな悩みを解決するjoRecを使った、協力会社との簡単な情報共有方法をご紹介します。
なぜ協力会社との情報共有が大切なのか
現場業務で協力会社との連携がうまくいかないと、こんな問題が起きやすくなります：
- 情報のやりとりに時間がかかる: 紙やメールでのやりとりは手間と時間がかかります
- 情報にズレが生じる: 報告形式がバラバラだと、大事な情報が抜けたり、誤解が生じたりします
- 作業の進み具合が見えにくい: リアルタイムで状況がわからないと、判断が遅れてしまいます
- 情報漏えいのリスク: 不適切な方法での情報共有は漏えいの危険があります
- 過去の記録が探しにくい: 点検・保守の履歴が管理しづらく、後から確認しづらくなります
これらは小さな問題のように見えても、最終的には納期の遅れ、予算オーバー、品質低下、法令違反などの大きな問題につながります。特に点検業務や定期メンテナンスでは、正確な記録管理がお客様満足や法令順守に直結します。
joRecで協力会社との連携をスムーズに
joRecは現場の報告業務をデジタル化するツールですが、協力会社との連携にも大変役立ちます。
1. kintoneアカウント不要でカンタン連携
joRecの一番の特長は、kintoneのアカウントがなくても使える点です。独自のアカウント発行の仕組みにより、協力会社やパートナー企業に簡単に使ってもらえます。
- kintoneのライセンス料金が余分にかからない
- 外部の会社ともスムーズに連携できる
- 必要な機能だけを使ってもらえる
さらに、joRecは報告専用に作られているので、他の情報を見られる心配がありません。自社の大事な情報や他の協力会社の情報を守りながら、必要な情報だけを共有できます。
2. 同じ形式で報告を集められる
協力会社ごとにバラバラだった報告の形式をjoRecで統一できます。これにより、情報の抜けや誤解を防げます。発注者側が必ず入力してほしい項目を設定しておけば、大事な情報を確実に集められます。
また、写真を添付する機能を使えば、「百聞は一見にしかず」で、現場の状況を目で見てわかりやすく共有できます。
3. すぐに情報が共有できる
協力会社がjoRecで入力した情報はすぐに共有されるので、問題が起きたときも素早く対応できます。従来のように「報告書を持ち帰って提出→確認→指示を出す」という流れを大幅に短縮できます。
4. 安全なデータ管理
joRecのデータは安全なクラウド環境で管理します。USBメモリなどの紛失リスクや、メールでのファイル送信によるセキュリティリスクを減らせます。
実際のjoRec導入手順
協力会社との連携にjoRecを導入する場合の具体的な手順をご紹介します：
- どこまで共有するか決める: どの協力会社と、どんな情報を共有するか明確にします
- 報告の形式を決める: 必須項目や選択肢を整理し、入力しやすい形にします
- 協力会社にアカウントを発行する: 必要な権限だけを持ったアカウントを発行します
- 使い方を説明する: 簡単な操作方法を伝え、導入のハードルを下げます
- 少しずつ始めて改善する: 小さな範囲から始め、意見を聞きながら改善します
様々な業種での活用例
設備点検の例：設備メンテナンス会社
大型商業施設や工場の設備点検を行うメンテナンス会社では、複数の協力会社とjoRecを使って点検情報を共有し、こんな効果が出ています：
- 点検報告の提出時間が平均40分短縮
- 写真データの管理の手間が週5時間から1時間に減少
- 緊急対応から修理完了までの時間が60%短縮
- 点検漏れによるクレームが年間12件から1件に減少
設備施工の例：電気設備工事会社
様々な設備の設置・施工を行うこの会社では協力会社の施工タイミングをリアルタイムに把握する必要がありました、１工事にあたる工程報告をjoRecで行い別途見える化することでこんな効果が出ています：
- 協力会社の報告をまとめる時間が1日あたり2時間短縮
- 各社に振り分けた作業の全容が見える化され予定を組みやすくなった
- 後工程の協力会社への指示も写真入りで明確になった。
- 全工程の工期短縮とお客様満足につながった。
両社とも特に喜んでいるのは、現場のスタッフでも簡単に使えること、チェック表としても利用でき報告項目を入力と同時に施工のチェックが出来ることなどをあげています。
まとめ
建設業、設備点検、ビル管理、保守メンテナンスなど、現場で仕事をするあらゆる業種で、協力会社との情報共有がスムーズにできるかどうかが成功の鍵です。joRecを使えば、安全に、リアルタイムで、正確な情報共有ができます。
特に点検業務や定期メンテナンスのように、正確な記録が重要な業種では、joRecでのデジタル化が法令順守やお客様満足度アップにつながります。写真や動画による記録は、「言った・言わない」のトラブル防止や、品質の証明にもなります。
デジタル化が進む今、協力会社を含めた情報共有の仕組みを見直すことは、仕事の効率化とリスク減少の両面で大きなメリットがあります。まずは小さな範囲から始めて、徐々に広げていくことをおすすめします。
情報は適切に共有されてこそ価値があります。joRecを活用して、協力会社との連携を次のレベルに引き上げてみませんか？
当社では、joRecの導入支援や運用相談も承っております。お気軽にお問い合わせください。
