こんな悩みありませんか?
「うちの部署、もっと効率的にならないかな…」
そんな風に感じることはありませんか?
- 「あの人がいないと仕事が回らない」 という状況が頻繁に起こる
- 「新人に教えるのに時間がかかりすぎる」 と感じている
- 「同じような作業を何度も繰り返している」 気がする
実は、多くの部署が同じ悩みを抱えています。営業部、経理部、総務部、製造部…どの部署でも、忙しさとともにこうした課題が表面化してくるものです。
でも大丈夫。今日から始められる簡単な方法で、あなたの部署の「業務改善の必要度」を客観的にチェックし、どこから手をつければ良いかが分かります。
なぜこの問題が起きるのか?
成長する部署に共通する「見えない罠」
部署が成長する過程で、気づかないうちに以下のような状況が生まれています:
1. 属人化の進行
- 忙しさのあまり、業務を特定の人に任せきりになる
- 「とりあえず分かる人がやる」という場当たり的な対応
- ノウハウが個人の頭の中にだけ蓄積される
2. 業務の複雑化
- 案件や取引先が増えて、処理が複雑になる
- 例外的な対応が増えて、標準的な流れが見えなくなる
- 「なんとなく回っている」状態が続く
3. 教育負担の増加
- 新人教育に時間がかかるようになる
- 教える人によって内容がバラバラになる
- ベテランの負担がどんどん重くなる
放置するとこんなリスクが…
この状態を放置すると、以下のような深刻な問題につながります:
- キーパーソンの退職で業務が止まる
- ミスや漏れが頻発する
- お客様対応の品質にバラつきが出る
- 残業時間が増え、スタッフが疲弊する
でも大丈夫、解決方法があります。まずは現状を正しく把握することから始めましょう。
【実践ワーク】5分でできる業務改善度診断
診断の前に
この診断は、あなたの部署を批判するためのものではありません。現状を客観視して、改善のスタートラインに立つためのツールです。
正直に答えることで、より正確な現状把握ができます。
業務改善度チェックリスト
各項目について、当てはまる度合いを点数で答えてください
【0点:全く当てはまらない / 1点:あまり当てはまらない / 2点:やや当てはまる / 3点:とても当てはまる】
A. 属人化チェック(6項目)
- 特定の人がいないと処理できない業務がある( )点
- 業務の手順が口頭伝承になっている( )点
- 新人が一人前になるまで3ヶ月以上かかる( )点
- 同じ質問を何度も受ける業務がある( )点
- 休暇を取りづらいメンバーがいる( )点
- 引き継ぎ資料が整備されていない( )点
A合計:( )点 / 18点満点
B. 効率性チェック(6項目)
- 同じ情報を複数の場所に入力している( )点
- ファイルを探すのに時間がかかることがある( )点
- 会議で同じ話題が繰り返し出る( )点
- 締切間際に慌てることが多い( )点
- 残業時間が慢性的に多い( )点
- 「忙しいのに成果が上がらない」と感じる( )点
B合計:( )点 / 18点満点
C. 情報共有チェック(6項目)
- 大事な情報が一部のメンバーにしか伝わらない( )点
- 顧客情報が個人のメモや頭の中にある( )点
- 進捗状況が見えにくい業務がある( )点
- ミスの原因が「聞いていない」「知らなかった」( )点
- 他部署との連携がスムーズでない( )点
- 過去の案件の情報を探すのが大変( )点
C合計:( )点 / 18点満点
診断結果の見方
総合点数:A + B + C =( )点 / 54点満点
【0〜18点】優秀レベル
素晴らしい状態です!基本的な業務システムが整っています。 さらなる効率化や部署の成長に向けた改善に取り組む段階です。
【19〜36点】改善推奨レベル
一般的な部署の状態です。いくつかの課題が見えています。 計画的に改善に取り組むことで、大きな効果が期待できます。
【37〜54点】要注意レベル
業務改善が急務の状態です。放置すると部署運営リスクにつながる可能性があります。 早急に、体系的な改善に取り組むことをお勧めします。
分野別の課題特定
各分野の点数を確認してください:
- A(属人化)が高い → 業務の標準化・マニュアル化が急務
- B(効率性)が高い → 業務フローの見直し・システム化が必要
- C(情報共有)が高い → 情報管理システムの導入を検討
この診断を実践すると…
得られる3つの効果
1. 客観的な現状把握ができる
- 「なんとなく忙しい」から「具体的な課題」が明確になります
- 改善の優先順位が見えてきます
2. チーム全体で課題を共有できる
- 管理者だけでなく、メンバー全員で診断することで共通認識が生まれます
- 「改善の必要性」をデータで示せます
3. 改善のスタートラインに立てる
- 「どこから手をつけるか」が明確になります
- 小さな一歩から始められる準備が整います
Before → After の変化
Before(診断前)
- 「忙しいのは分かるけど、何が問題なのか分からない」
- 「改善したいけど、何から始めれば良いか分からない」
- 「みんな頑張っているのに、なぜかうまくいかない」
After(診断後)
- 「具体的にどこに問題があるかが分かった」
- 「改善の優先順位が明確になった」
- 「チーム全体で課題を共有できた」
次はこれに取り組みましょう
診断お疲れさまでした!現状が見えてきたところで、次のステップに進みましょう。
次回は、今回の診断で見つかった課題を整理する方法をお伝えします。**「業務のモヤモヤを9マスで整理する思考法」**を使って、散らばった課題をスッキリと整理していきます。
改善は一歩ずつ。焦らず、着実に進めていけば必ず成果が現れます。
もっと効率的に進めたい方へ
今回の診断は手書きでも十分ですが、**「まんだらアプリ」**を使うと、課題の整理から優先順位付けまで、より体系的に進められます。
また、改善が進んで業務の標準化が必要になった時は、**「manulet」**でkintone上に分かりやすいマニュアルを作成できます。
「手軽にお試ししてみたい」という方は、まずは無料相談からお気軽にお声がけください。あなたの部署に最適な改善ステップを一緒に考えさせていただきます。
次回予告 Step2では「業務のモヤモヤを『まんだらアプリ』で整理!9マスで課題を見える化する思考整理術」をお届けします。今回の診断結果を元に、具体的な改善計画を立てていきましょう。
業務改善は一人で頑張る必要はありません。一歩ずつ、一緒に進めていきましょう。