Gibbons 
「うちの会社、情報がどこにあるか分からない」
「誰が何をしているのか全体像がつかめない」
「ちょっとした共有ができる掲示板が欲しい」
そんな声を、私たちは中小企業の現場で頻繁に耳にします。
情報が人や部署に偏ってしまい、必要な時に探し回る無駄。
こうした「情報の属人化」は、業務効率化を目指す企業にとって大きな壁です。
しかし、だからといって高額なグループウェアや専門のCMSを導入するのも、予算的にも人員的にも難しい…。そんな企業の皆さんにお伝えしたいのが、kintoneのポータルとプラグイン「manulet（マニュレット）」 を使った「社内用ポータルサイト・ブログ」の作り方です。
そもそも、社内の情報共有が進まないのには理由があります。
- 情報がメールやチャット、紙で散在している
- 「見てください」と言われたリンクが流れて見つからない
- 社内wikiや共有ドライブが難しく、誰も更新しない
- 社員が業務全体を俯瞰できず、自分の仕事しか分からない
結果として、同じ質問が何度も飛び交い、重要な情報が共有されないまま。業務改善のために何をすべきかも見えづらくなってしまいます。
情報共有は、まさに「業務効率化」の第一歩。ここに手をつけることが、現場の無駄を減らし、仕事の質を上げるためには不可欠です。
kintoneはもともとノーコードで簡単に業務アプリを作れるクラウドサービスですが、実は情報共有のプラットフォームとしても非常に優秀です。皆さんはもう2025年7月のアップデート内容をご覧になりましたか？
ポータルがタブ化できるように！
これまでkintoneのポータルは1ページのみでしたが、7月のアップデートでポータルを複数枚作成できるようになるとのことです！2枚目以降を作成すると、画面上部にタブが表示され、切り替えることで異なるポータルを表示できるため、次のような整理が可能です。
- 「全社向けお知らせ」ポータル
- 「各部署別の掲示板」ポータル
- 「アプリリンク集」ポータル
- 「レポート・分析結果」ポータル
- 「マニュアル・ナレッジ集」ポータル
などなど。これにより、情報を「見つけやすく」「探しやすく」することができます。
とはいえ、ポータルの「お知らせ」や「掲示板」だけでは、情報共有に限界があります。
重要な情報は整理してポータルに記載するとしても・・・
「社内の空気感」や「社員の頑張り」「アイディアの共有」など、もっとソフトな情報を発信する場が欲しい…。そんなときに役立つのが、プラグインの manulet です。manuletを使うと、kintone上で以下のようなブログ形式のページを作成できます。
- タイトルや段落を簡単に作成
- 添付ファイルや写真を挿入
- 画像をクリックで拡大表示
- 直感的に編集できる操作性
たとえば次のような使い方が可能です。
- 表彰対象社員の紹介ブログ
- 新サービスの開発秘話を共有
- 社員旅行やイベントレポート
- 経営者メッセージの発信
- ナレッジ共有記事
まるでWebサイトのブログのような見た目で表示できるため、社員が「読みたくなる」仕掛けが作れます。単なる掲示板よりも「ストーリー性」を持たせた情報発信が可能になるのです。
さらにkintoneとの組み合わせの魅力は、アクセス権限の設定が柔軟なこと。経営層だけが見ることのできるページ、部署限定のナレッジ共有ページなど、社内の事情に合わせて簡単に設定できます。
従業員30名規模の建設業A社様での事例です。
Before
- 社内のお知らせはメールで都度配布 → 社員は探すのに時間がかかる
- 社内イベントの情報共有は口頭ベースで伝わらず
- 誰がどんな取り組みをしているか社内の全体像が見えない
After
- 重要なお知らせをポータルに整理 → 社員が即アクセス
- 社内ブログでイベントレポート発信 → 写真つきで雰囲気が伝わる
- 経営者メッセージをブログ化 → 社員のエンゲージメント向上
- 重複質問が減り、問い合わせ工数削減
「今まで情報が散らばりすぎていたのが嘘のように、探す手間が減った」とのことで情報の整理ができた上に、それぞれの効果が現れているようです。
もちろん、いざ社内ポータルやブログを作ろうと思うと、いくつかの壁があります。
壁① 「作る人がいない」
→ kintoneはノーコードで簡単に作成できるのが特徴です。プラグインmanuletも操作が簡単で、IT部門でなくても更新できます。
壁② 「運用ルールが決まらない」
→ 最初から完璧を目指さず、まずは「お知らせ」「ブログ」のようにシンプルに始めるのがコツです。
壁③ 「更新が続かない」
→ 経営層が発信者になる、表彰記事を作るなど、更新する「きっかけ」を制度化すると続きやすくなります。
慣れてきたら、さらに以下のような使い方もおすすめです。
- 動画を埋め込み 社内マニュアルや社長メッセージを動画で共有
- FAQアプリ連携 よくある質問をブログ内にリンク
- 検索機能活用 検索を使い「社内wiki」化する
こうした「工夫」が、社内の情報共有を格段にレベルアップさせます。
「情報が埋もれる」「社員に伝わらない」という悩みは、多くの中小企業が抱える課題です。kintone と manulet を活用すれば、コストを抑えながら「社内の情報共有基盤」を作り上げることができます。
manuletは単なるブログ作成・マニュアル作成ツールではありません。
アイディアと工夫 により、社員が業務を俯瞰し、つながりを感じられる場をつくることも可能です。
社内ポータルと社内ブログで、業務改善とコミュニケーションを一歩進めてみませんか？
