スプレッドシートでマニュアル作成

Google Workspace

最近は、Google Workspaceを活用している企業さんも増えてきているようです。

officeと同じような機能を持つGoogle スプレッドシートやGoogle ドキュメント、Google スライドなどが使えて便利なのはもちろん、それに加え、メール、チャット、カレンダー、web会議用ツールからAI（Gemini）まで（まだまだありますが）便利な機能が幅広く利用できます。Google Workspaceは、これらのアプリ同士がスムーズに連携できる点が特徴の1つでもあります。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシート（以下スプシ）とは、Excelと同じような機能を持つGoogleの表計算アプリです。オンライン上で同時に共同編集できる点が強みです。このスプシを使ってマニュアルを作成している企業さんもいらっしゃると思います。今回は、スプシでマニュアルを作成するメリットとデメリットについて考えてみます。

スプシでマニュアル作成のメリット

使いやすさ: 多くの人がExcelに慣れているため、特別な研修なしで使い始めることができます。

リアルタイム共同編集: クラウドベースのため、複数のユーザーが同時にマニュアルを編集でき、リアルタイムで変更が反映されます。

リンク: Google ドライブに保存されているファイルやフォルダにリンクでき、権限設定（閲覧のみ、編集、コメント）も可能です。またGoogle Workspaceを利用しているので、Googleドライブに動画やファイルを置き、リンクを貼ることで、マニュアルの情報を補完することも可能です。先述したGoogle Workspace内でスムーズに連携できる利点を活かすことがポイントです。

「クラウド一元管理」はAI時代にさらに重要

マニュアルは常に最新情報が求められます。
そのため、更新しやすいことやどこでも見られることを考えると、クラウド上で管理するのは非常におすすめです。

さらにAI時代では、「1つのクラウドにまとまっていること」自体が大きな価値になります。
たとえばGeminiのようなAIアシスタントは、クラウド上の情報を参照することで、検索・要約・整理などを効率化してくれます。

逆に、情報がバラバラに分散していると、AI活用の効果も限定的になってしまいます。
その意味でも、クラウドでの一元管理は今後ますます重要になります。

またGoogle Workspaceを利用しているので、Googleドライブに動画やファイルを置き、リンクを貼ることで、マニュアルの情報を補完することも可能です。先述したGoogle Workspace内でスムーズに連携できる利点を活かすことがポイントです。

スプシでマニュアル作成のデメリット

マニュアル作成用ではない: Excelと同様、スプシはあくまで表計算を得意とするアプリなので、駆使して作ったところでやはりどこかで限界が来ます。Googleドキュメントやスライドでも作成はできますが、作り込みに時間がかかることもあります。

データの一貫性の問題: 複数のユーザーが同時に編集することで、データの一貫性が保たれないリスクがあります。誤った情報が入力されたり、フォーマットが崩れたりする可能性もあります。

レイアウトの制約: レイアウトが行と列に制約されるため、作成には自由なデザインが難しく、見やすいマニュアルを作成するのには限界があります。また閲覧する側も「縦（列）」と「横（行）」に広がったスプシの閲覧箇所までの移動が容易ではありません。またモバイルは非常に見にくく、外出先からの確認は適していません。

情報の複雑化: 情報が増えると、探しにくくなり、その情報に到達するまで時間がかかります。同じシート内であればキーワードで「検索」もできますが、別シートやファイル全体の検索が難しくなります。Google ドライブで全体検索をかけるといった手段もありますが、全体検索では関連情報が全て検索されるため、ピンポイントでの検索は工夫が必要です。

スプシで運用するなら、こう工夫すると良い

スプシでマニュアルを作る場合、以下の工夫でデメリットを軽減できます。

データの一貫性を守る工夫

更新した箇所をチームで共有する
誤って更新された場合は履歴機能で戻す
権限を「閲覧」「コメント可」「編集」に分けて管理する

レイアウトの制約を軽減する工夫

[挿入] → [図形描画]で図形や画像を活用する
色や書式を統一して見やすさを整える
情報が多い場合は「縦軸・横軸のルール」を決めて一貫性を持たせる
あえて表形式にこだわらず、読みやすさを優先する

情報の複雑化を防ぐ工夫

目次シートを作って全体の導線を作る
「このセルへのリンクを取得」を使って目的箇所へ飛べるようにする

まとめ

Google Workspaceのスプレッドシートを活用したマニュアル作成には、利点と課題があります。

スプシはExcelに近い操作感で扱いやすく、リアルタイム共同編集ができ、クラウド保存によってどこからでも最新情報を確認できます。また、Googleドライブのファイルをリンクで補完できる点も便利です。

一方で、スプシは表計算ツールのため、マニュアル用途ではレイアウトや閲覧性に限界があります。
情報が増えるほど探しにくくなり、特にスマホでの閲覧には不向きです。

もし、

マニュアル作成が大変になってきた
検索しにくくなってきた
外出先で確認したい

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マニュアルを良くするポイントは、「更新しやすい」「探しやすい」「見やすい」「AI活用ができる」です。ぜひこの辺りを意識して作成するとより良いマニュアル運用ができるのではないかと思います。