Gibbons 
Google Workspace
最近は、Google Workspaceを活用している企業さんも増えてきているようです。
officeと同じような機能を持つスプレッドシートやドキュメント、スライドなどが使えて便利なのはもちろん、それに加え、メール、チャット、カレンダー、web会議用ツールからAIまで（まだまだありますが）便利な機能が幅広く利用できます。Google Workspaceは、これらのアプリ同士がスムーズに連携できる点が特徴の1つでもあります。
スプレッドシート
スプレッドシート（以下スプシ）とは、Excelと同じような機能を持つGoogleの表計算アプリです。オンライン上で同時に共同編集できる点が強みです。このスプシを使ってマニュアルを作成している企業さんもいらっしゃると思います。今回は、スプシでマニュアルを作成するメリットとデメリットについて考えてみます。
スプシでマニュアル作成のメリット
使いやすさ: 多くの人がExcelに慣れているため、特別な研修なしで使い始めることができます。
リアルタイム共同編集: クラウドベースのため、複数のユーザーが同時にマニュアルを編集でき、リアルタイムで変更が反映されます。
クラウド保存: クラウドに保存されているため、どこからでも最新のマニュアルを閲覧することができます。
リンク: Google ドライブに保存されているファイルやフォルダにリンクでき、権限設定（閲覧のみ、編集、コメント）も可能です。
マニュアルは最新の情報が求められますので、「更新のしやすさ」「どこでも見られる」といった点でクラウドに置くことをお勧めします。またGoogle Workspaceを利用しているので、Googleドライブに動画やファイルを置き、リンクを貼ることで容量を気にせず、マニュアルの情報を補完することも可能です。先述したGoogle Workspace内でスムーズに連携できる利点を活かすことがポイントです。
スプシでマニュアル作成のデメリット
マニュアル作成用ではない: Excelと同様、スプシはあくまで表計算を得意とするアプリなので、駆使して作ったところでやはりどこかで限界が来ます。
データの一貫性の問題: 複数のユーザーが同時に編集することで、データの一貫性が保たれないリスクがあります。誤った情報が入力されたり、フォーマットが崩れたりする可能性もあります。
レイアウトの制約: レイアウトが行と列に制約されるため、作成には自由なデザインが難しく、見やすいマニュアルを作成するのには限界があります。また閲覧する側も縦と横に広がったスプシの閲覧箇所までの移動が容易ではありません。
情報の複雑化: 情報が増えると、探しにくくなり、その情報に到達するまで時間がかかります。同じシート内であれば「検索」できますが、別シートやファイル全体の検索が難しくなります。Google ドライブで全体検索をかけるといった手段もありますが、全体検索では関連情報が全て検索されるため、ピンポイントでの検索は工夫が必要です。
スプレッドシートでマニュアルを作成することには、使いやすさやリアルタイム共同編集、アクセスのしやすさなどのメリットがある一方で、「データの一貫性の問題」「レイアウトの制約」や「情報の複雑化」から起こるデメリットも存在します。
「データの一貫性の問題」については、マニュアルを修正後、その箇所を皆に情報共有することが大切です。もし誤って更新されてしまった場合、履歴機能で元のデータに戻すことは可能です。必要であれば共有の権限設定も「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」も選択できます。
「レイアウトの制約」は、画像を差し込んだり、統一性のある色や書式を使用することで多少は軽減できます。1シートにどれだけの情報を詰め込むのかにもよりますが、情報が多い場合は、縦軸と横軸の流れを決めておき、一貫性のあるマニュアルを作成することが不可欠です。
また「情報の複雑化」ではマニュアル全体の目次シートを作成したり、特定のセルへのリンクを貼る［このセルへのリンクを取得］を利用するなどの工夫をする必要があります。
まとめ
Google Workspaceのスプレッドシートを活用したマニュアル作成には、いくつかの利点と課題があります。利点として、Excelに似た操作感で多くの人が使いやすく、リアルタイムでの共同編集が可能なため、複数人で同時に作業を進めることができます。また、クラウドに保存されるため、どこからでも最新のマニュアルにアクセスでき、Googleドライブ内のファイルや動画をリンクで追加することで情報を補完できます。しかし、スプシは元々表計算ツールであるため、マニュアル作成には限界があり、レイアウトの自由度が低いことや、情報が複雑化すると探しにくくなるというデメリットもあります。
マニュアルの情報が検索しにくくなってきたと感じた場合、スプレッドシートを使ったマニュアルの限界なのかなと思います。検索に困ったら、全体検索ができるkintoneでのマニュアル管理がおすすめです。kintoneは情報の一部だけ権限を設定したいなど細かな設定も可能なクラウドサービスです。
マニュアルを良くする３大ポイントは、「更新しやすい」「探しやすい」「見やすい」です。ぜひこの辺りを意識して作成するとより良いマニュアル運用ができるのではないかと思います。
