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「AI導入＝高額システム」だと思っていませんか？これからの時代に本当に必要な「可変性」と「拡張性」
AI時代、経営者が抱える「漠然とした不安」
「AIが仕事を奪う」「DX化しないと生き残れない」。連日そんなニュースを目にして、焦りを感じている経営者の方は多いのではないでしょうか。
「うちも何かやらなきゃいけないのは分かっている。でも、何から手をつければいいのか……」
そう思ってITベンダーに相談すると、返ってくるのは数千万円規模のシステム開発の提案書。「AIを活用した最新の基幹システム」といった耳触りの良い言葉が並んでいますが、本当にそれが正解なのでしょうか？
実は、今の時代において「完成された高額なシステム」を導入することは、むしろリスクになる可能性があります。なぜなら、技術の進化スピードがあまりにも速く、半年前に「最新」だったものが、導入する頃には「時代遅れ」になっていることが珍しくないからです。
今日は、そんな変化の激しいAI時代に、中小企業が本当に武器にすべき「可変性（変わり続けられる力）」と「拡張性（広げていける力）」について、少しカジュアルにお話ししたいと思います。
「要件定義」の呪縛から解き放たれよう
これまでのシステム開発は、「要件定義」が全てでした。今の業務を洗い出し、それを完璧にシステムに落とし込む。一度作り上げたら、5年、10年と使い続ける。それが「正解」でした。
しかし、このやり方は「ビジネス環境が変わらない」ことが前提です。
今はどうでしょうか？
市場のニーズは来月変わるかもしれません。新しいAIツールが明日リリースされるかもしれません。そんな状況で、ガチガチに固められた「変更の効かないシステム」を入れることは、足枷（あしかせ）を自らはめるようなものです。
「システムに合わせて業務を変える」のではなく、「業務の変化に合わせてシステムを変える」。
これからのシステムに必要なのは、この柔軟さなのです。
高額で重厚長大なシステムを入れる必要はありません。むしろ、今の業務にフィットしつつ、明日には形を変えられるような「軽やかさ」こそが、最強の生存戦略になります。
スタンダードを保ちつつ、いつでも変えられる強さ
ここで重要になるキーワードが「可変性」と「拡張性」です。
可変性とは、業務フローの変更に合わせて、自分たちの手で即座にシステムを修正できること。「入力項目を一つ増やしたい」「承認ルートを変えたい」。そんな要望が出たその日に、プログラミングの知識がなくても修正できる状態です。
拡張性とは、最初は小さな業務から始めて、徐々に適用範囲を広げていけること。「まずは日報から」「次は顧客管理」「その次は在庫管理」と、現場の習熟度に合わせてシステムを成長させていくことです。
この2つを兼ね備えたツールの代表格が、kintone（キントーン）などのローコードツールです。
kintoneのようなツールを使えば、高額な開発費をかけずに、自分たちに必要なアプリをパズルのように組み立てられます。
しかし、ここで誤解してはいけないのが、「ツールを入れれば終わり」ではないということです。
現場の「気づき」がシステムを進化させる
可変性のあるツールを導入する本当の目的は、従業員のクリエイティビティを引き出すことにあります。
ガチガチのシステムを使っていると、従業員は「使いにくいけど、決まりだから仕方ない」と思考停止してしまいます。
しかし、自分たちで変えられるシステムならどうでしょう？
「ここの入力、選択式にした方が早くないですか？」
「このデータとあのデータを連携させれば、集計作業がいらなくなりますよ！」
現場からそんな声が上がり始めます。
従業員の「気づき」や「アイデア」が、そのままシステムに反映され、会社オリジナルの強力な武器へと育っていく。
これこそが、AI時代における理想的なDXの姿です。
AIは確かに賢いですが、自社の現場の「空気感」や「微妙なニュアンス」までは理解できません。AIを活用しつつも、そのベースとなる業務プロセスを磨き上げるのは、やはり現場の人間なのです。
マニュアルも「作って終わり」にしていませんか？
システムを柔軟に変えていく文化を作る上で、もう一つ忘れてはいけないのが「業務マニュアル」の存在です。
業務が変われば、当然マニュアルも変わる必要があります。
しかし、多くの企業ではマニュアルが「作って終わり」の化石になっています。ファイルサーバーの奥底で眠っているPDFのマニュアルなんて、誰も見ませんよね。
システムに可変性を持たせるなら、マニュアルにも可変性が必要です。
業務が変わった瞬間に、誰でも簡単に書き換えられる。動画や画像でサッと共有できる。
そんな「生きたマニュアル」があって初めて、現場主導の改善サイクルは回り始めます。
私たちが提供しているマニュアル運用ツール「manulet」は、まさにそんな思想から生まれました。
「manulet」は、kintoneと連携し、業務画面を見ながらその場でマニュアルを確認・更新できるツールです。「あ、これ手順変わったな」と思ったら、その場で編集してチームに共有。これで、マニュアルと現場の乖離（かいり）を防げます。
真の業務改善は、小さな一歩から始まる
「AI時代」と聞くと、何かとてつもなく大きな変革をしなければならない気がしてしまいます。
でも、本当に必要なのは、「今日の業務を、昨日より少し良くする」という小さな改善の積み重ねです。
その積み重ねを止めてしまうのが「硬直したシステム」であり、加速させるのが「可変性と拡張性のあるシステム」です。
私たちがお手伝いできるのは、単なるツールの導入ではありません。
kintoneの導入支援や研修、そして「manulet」を通じて、御社の従業員一人ひとりが「業務改善の主役」になれるような環境づくりをサポートすることです。
「高額なシステムを入れたけど活用できていない」
「現場から改善のアイデアが出てこない」
もしそんなお悩みをお持ちなら、まずは一度ご相談ください。
御社の業務に潜む「伸びしろ」を、一緒に見つけにいきましょう。
システムもマニュアルも、そして会社組織も。
時代に合わせてしなやかに変化し続ける「強さ」を、手に入れませんか？
