Gibbons 
こんにちは。経営者やチームリーダーの皆さん、日々の業務管理でこんな悩みを感じたことはありませんか？
「あの件、どうなった？と聞くと『あ、忘れてました』と言われる」
「何度も同じことを指示しているのに、なかなか定着しない」
「みんな忙しそうだけど、一体何が進んでいるのか見えにくい」
ついつい、「もっと気合を入れてくれよ」「やる気があるのか」と精神論で片付けたくなる気持ち、痛いほどわかります。でも、もしそれが彼らの能力ややる気の問題ではなく、「環境」の問題だとしたらどうでしょうか？
今日は、弊社で実践して驚くほどの効果を上げた、少しの工夫でチームが見違えるように動き出す「カンバンサイネージ」という業務改善のアイディアをご紹介します。命令や細かいマニュアルは一切不要。ただ「見える化」するだけのアプローチです。
「覚えておく」ことは、脳の無駄遣い
仕事においてミスが起きる最大の原因の一つは、「記憶に頼ること」です。
人間が短期的に記憶できる情報量には限界があります。「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と頭の中でタスクを管理しようとすると、脳のメモリはそれだけでいっぱいになってしまいます。その結果、肝心な作業のクオリティが下がったり、うっかり抜け漏れが発生したりします。
「見えないタスク」は、忙しい現場では「存在しないタスク」と同義です。
そこで多くの企業が導入しているのが、開発現場などで使われる「カンバンボード（Kanban Board）」です。「未着手」「進行中」「完了」といったレーンにタスクをカードのように貼り付け、進捗を可視化する手法です。
最近では kintone などのツールを使って、デジタル上でこのカンバンボードを管理している企業も多いでしょう。弊社でも kintone を活用してタスク管理を行っています。
しかし、ここには一つ落とし穴があります。PCの中にあるツールは、「自分から見に行かないと見えない」のです。
PCから飛び出せ！「サイネージ」で強制的に（でも自然に）視界に入れる
そこで私たちが試みた工夫、それが「カンバンサイネージ」です。
やり方は驚くほどシンプルです。社内の目立つ場所にデジタルサイネージ（ディスプレイ）を設置し、そこに kintone で作成した「カンバンボード」を常時表示しておくだけ。
たったこれだけのことですが、効果は劇的でした。
1. 「やること」を忘れなくなった
オフィスにいる間、嫌でもタスクの状況が目に入ります。「あ、あの案件がまだ『未着手』に残っているな」と、誰もが自然に気づくようになります。上司が「あれやった？」と聞く前に、担当者が自分で気づいて動けるようになりました。
2. 頭の中を「空っぽ」にできるようになった
「覚えておかなくても、ふと顔を上げればそこに書いてある」。この安心感は絶大です。従業員はタスクを記憶維持することに脳のリソースを使わなくて済むため、目の前のクリエイティブな仕事や、お客様への対応に全力を注げるようになりました。
3. 社内の「空気」が変わった
弊社のサイネージシステムは、Webサイトの表示だけでなく、画像のスライドショーなども組み合わせて表示可能です。カンバンボードの合間に、会社の目標や、ちょっとした社内連絡、あるいはモチベーションが上がるようなメッセージを挟むことができます。
これにより、以前はメールで流しても埋もれてしまっていたような「会社の方向性」や「共有事項」が、自然と浸透するようになりました。情報共有のコストが激減したのです。
命令ではなく「仕組み」で人は動く
この取り組みの最大のポイントは、「従業員に対して、何も命令をしていない」という点です。
「もっと報告しろ」「常にタスクを確認しろ」と口うるさく言う必要はありません。ただ、環境を変えただけです。人間は、状況が見えれば自然とバランスを取ろうとします。進んでいないタスクが赤裸々に表示されていれば、「なんとかしなきゃ」と自発的に手が動くものなのです。
アイディアと工夫次第で、仕事はもっとスムーズに、そして愉しくなります。分厚いマニュアルを作ってルールで縛るよりも、こうした「思わず動きたくなる仕掛け」を作ることこそが、これからのリーダーの役割ではないでしょうか。
真の業務改善を、今すぐ始めませんか？
「カンバンサイネージ」、面白そうだけど設定が難しそう…と思われた方もご安心ください。
弊社の提供するデジタルサイネージソリューションは、画像や動画だけでなく、kintone などのWeb画面をそのまま表示する機能を持っています。お手持ちのディスプレイと組み合わせるだけで、社内の情報共有ハブがあっという間に完成します。
また、kintone を活用したカスタマイズ「カンバン」の構築についてもノウハウがございます。「今のタスク管理、もっと直感的にしたい」「チームの一体感を高めたい」とお考えの経営者様、ぜひ一度ご相談ください。
従業員のやる気を引き出し、生産性を底上げする「仕組み」、一緒に作りましょう。
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