Gibbons 
「昨日までのやり方と違う…」「人によってルールが違う」
業務改善に前向きなはずなのに、現場が混乱してしまう。そんな経験はありませんか？
カオスを防ぎながら改善を進めるには、“役割の切り分け”と“型”が必要です。
なぜ業務改善は、うまくいかなくなるのか
業務改善の相談を受けていると、よく出てくるのがこんな声です。
- 現場が独自にやり方を変えてしまう
- せっかく決めたルールが守られない
- 改善したはずなのに、逆に混乱した
不思議ですよね。
みんな「良くしよう」と思っているのに、結果はバラバラになる。
この原因、多くの場合は「権限と役割が曖昧」なことにあります。
全員が勝手に変えると、業務は壊れる
改善のアイデアは、現場にこそあります。
実際に手を動かしている人ほど、「もっとこうした方がいい」と気づけるものです。
でも――
そのアイデアを、各自が好きなタイミングで実行してしまったらどうなるか。
- Aさんは新ルール
- Bさんは旧ルール
- Cさんは自己流
こうして、業務はあっという間にカオスになります。
一方で、「トップが全部決める」やり方も万能ではありません。
現場の声が反映されず、「やらされ感」だけが残ってしまうことも多いのです。
鍵は「提案は全員、判断はリーダー」
ここで大切になるのが、権限の切り分けです。
提案のチャンスは全員に
実行の判断はリーダーに
この考え方があるだけで、業務改善はぐっと安定します。
- 現場：気づいたことを自由に提案できる
- リーダー：全体を見て、採用・見送りを判断する
「勝手に変えない」「でも黙らせない」
このバランスが、組織を強くします。
SDCAとPDCAを“使い分ける”という発想
業務改善の世界ではよく知られている
SDCA／PDCA という考え方。
でも実は、ここを混同してしまっている現場がとても多いのです。
まずはSDCA（守る・回す）
- S（Standard）：決めたやり方を
- D（Do）：実行し
- C（Check）：守られているか確認
- A（Act）：定着させる
これは「今の業務を安定させるためのサイクル」です。
改善した直後は、まずここをしっかり回すことが大切。
土台が固まっていない状態で、次の改善に進むと混乱します。
改善するときだけPDCAを回す
一方、改善案を検討するときに使うのが PDCA。
- P（Plan）：改善案を考え
- D（Do）：試し
- C（Check）：結果を見る
- A（Act）：次に活かす
ここで重要なのは、
PDCAは「全員が同時に回すものではない」という点です。
改善テーマを決め、担当やリーダーが中心となって進める。
決まったら、再びSDCAへ戻す。
この切り替えができると、改善は加速します。
「改善メモ」が、組織の知恵になる
「いいアイデアが出ても、そのまま流れてしまう」
これもよくある悩みです。
おすすめなのは、
- 気づき
- 改善案
- 試した結果
をその都度、残していくこと。
完璧な文章でなくて構いません。
箇条書きでも、ひと言メモでもOK。
こうした記録が積み重なると、
- 新人教育が楽になる
- 同じ失敗を繰り返さなくなる
- 改善が“属人化”しなくなる
といった変化が起きてきます。
「あ、これ前にも話したな」が減ってくると、ちょっと嬉しくなりますよ。
小さく始める、がいちばん続く
業務改善というと、
「大きく変えなきゃ」と気負ってしまいがちですが、実は逆です。
- 1つの業務
- 1つのルール
- 1つの改善案
ここからで十分。
まずは
「決めたことを、みんなで同じようにやる」
それだけでも、現場はかなり楽になります。
業務改善を成功させる鍵は、
「全員で考え、決める人が決める」仕組みづくり。
SDCAとPDCAを使い分け、小さな改善を積み重ねていきましょう。
その一歩が、組織を確実に強くします。
