Gibbons 
「良い人材がなかなか採用できない」「せっかく入社してくれた社員がなかなか成長しない」
中小企業の経営者であるあなたは、もしかしたら日々このような悩みを抱えていらっしゃるかもしれません。採用活動に力を入れ、研修にも投資をしているのに、なぜか手応えがない。もしかしたら、その原因は「採用」や「教育」そのものではなく、社内の「風土」にあるのかもしれません。
なぜ、社員はチャレンジしないのか？ – 社内問題を「知る」ことの重要性
あなたの会社では、社員が「もっとこうしたら良くなるのに」というアイディアや、「こんな新しいことに挑戦してみたい」という意欲を、自由に発信できる環境があるでしょうか？
多くの社員は、日々の業務に追われ、現状維持が優先されがちな環境に身を置いています。また、「言っても無駄だろう」「上司に反対されるかもしれない」といった諦めや遠慮から、せっかくのアイディアを心の中にしまい込んでいるケースも少なくありません。
しかし、社員一人ひとりが持つ「気づき」や「アイディア」は、会社を成長させる宝の山です。これらの声が吸い上げられないまま埋もれてしまうことは、会社にとっても社員にとっても大きな損失です。
結果として、会社は常に同じ課題に直面し、社員は成長の機会を失い、モチベーションが低下していく…これが、採用難や社員の定着率の低下に繋がる悪循環を生み出すのです。
「視点を変える」業務改善：kintoneで社員の「気づき」を形にする
このような状況を打破するために必要なのは、「視点を変える」業務改善です。そして、その強力なツールとなるのが、サイボウズ社の提供するクラウドサービス「kintone（キントーン）」です。
kintoneは、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたシステムを簡単に構築できる「業務改善プラットフォーム」です。
一見すると、システム導入は大掛かりに感じるかもしれませんが、kintoneの真価は、社員一人ひとりの「こんなことできたら便利なのに」というアイディアや「もっとこうしたい」という改善意欲を、手軽に形にできる点にあります。
たとえば、以下のような活用が考えられます。
- 「改善提案ボックス」のデジタル化: 紙や口頭ではなく、kintone上で「改善提案アプリ」を構築。社員がいつでも気軽に、業務上の課題や改善案、新しいアイディアを投稿できる場を設けます。
- 業務プロセスの可視化と改善: 属人化している業務フローをkintone上で「業務フロー管理アプリ」として構築。誰が、いつ、何を、どのような手順で行っているのかを明確にし、非効率な部分を社員全員で洗い出し、改善策を検討します。
- 社内ノウハウの共有: 「成功事例共有アプリ」や「よくある質問（FAQ）アプリ」を作成し、社員一人ひとりが持つノウハウや経験を蓄積・共有します。これにより、新入社員の教育コスト削減にも繋がります。
これらの取り組みは、単に業務を効率化するだけでなく、社員が「自分たちの手で会社を良くしていく」という当事者意識を高め、チャレンジを促す風土を醸成します。
実践！kintoneで「チャレンジ風土」を育む3つのステップ
では、具体的にどのようにkintoneを導入し、社員のチャレンジを促していけば良いのでしょうか。
- スモールスタートで「成功体験」を積む:
- まずは、全社的な大きなシステムを構築しようとせず、部署やチーム単位で抱える小さな課題から解決を試みましょう。例えば、「日報アプリ」や「問い合わせ管理アプリ」など、既存の業務をkintoneに置き換えることから始めるのがおすすめです。
- 成功事例が生まれると、社員は「自分たちにもできる」という自信を持ち、次のチャレンジへの意欲が湧いてきます。
- 社員が「自分ごと」として関わる場を作る:
- kintoneのアプリ作成や改善のプロセスに、積極的に社員を巻き込みましょう。IT担当者任せにするのではなく、業務の現場を知る社員自身が「こんなアプリが欲しい」「この項目を追加したい」と意見を出し、実際に形にする機会を提供します。
- 勉強会を開催し、kintoneの基本的な使い方やアプリ作成のノウハウを共有するのも有効です。
- 「失敗を恐れない」文化を醸成する:
- 新しい取り組みには、当然ながら試行錯誤が伴います。期待通りの結果が出なくても、その経験を次に活かす「学び」と捉える文化を育みましょう。
- 挑戦した社員を称賛し、結果だけでなくプロセスを評価する姿勢を示すことが、次のチャレンジへのモチベーションに繋がります。
得られるビジネス効果：社員の「エンゲージメント」が会社を強くする
kintoneを活用して社員が主体的に業務改善や新しいチャレンジに取り組むことで、目に見える形で様々なビジネス効果が期待できます。
- 生産性の向上:
- 紙やExcelでの管理、非効率な連絡・承認プロセスがkintoneで一元化・自動化されることで、月間の残業時間を平均5時間削減できた企業もあります。浮いた時間で、社員はより創造的な業務に集中できるようになります。
- 情報共有のスピードアップにより、顧客への対応が迅速化し、顧客満足度が10%向上した事例もあります。
- 社員のモチベーション向上と定着率アップ:
- 自分のアイディアが採用され、業務改善に繋がることで、社員は「会社に貢献できている」という実感を得られます。そして、「チャレンジする」ことは、人が幸せを感じる要素の一つです。自らの手で変化を生み出し、それが良い結果につながる喜びは、社員の仕事へのやりがいや会社へのエンゲージメントを飛躍的に高めます。
- 社員が主体的に動くことで、会社の成長を「自分ごと」として捉え、長期的なキャリア形成を考えるようになります。結果として、離職率の改善に繋がります。
- 新しい事業アイディアの創出:
- 社員が日々の業務の中で気づいた課題やニーズから、新しい商品やサービスのアイディアが生まれる土壌ができます。これは、企業が持続的に成長するための原動力となります。
よくある障壁と克服法：経営者のコミットメントが鍵
kintone導入や業務改善を進める上で、いくつかの障壁に直面することもあります。
- 「今のやり方で問題ない」という抵抗:
- 長年の慣習を変えることへの抵抗はつきものです。まずは、経営者自身が「なぜ変わる必要があるのか」「変わることで何が得られるのか」を明確に伝え、変革への熱意を示すことが重要ですし、新しいことにチャレンジする喜びを具体的に示すことも大切です。
- 小さな成功事例を共有し、「自分ごと」として捉えてもらえるよう、具体的なメリットを伝える工夫が必要です。
- 「ITは苦手」という苦手意識:
- kintoneはITツールですが、プログラミング不要で直感的に操作できる点が強みです。まずは簡単な操作から始め、ITリテラシーに関わらず誰もが使えることを体感してもらうことが大切です。
- 社内で「kintoneマスター」を育成し、困ったときに気軽に相談できる環境を整えるのも有効です。
- 「時間がない」という言い訳:
- 業務改善は、日々の業務と並行して進める必要があります。まずは、改善活動に充てる時間を確保し、その重要性を組織全体で認識することが重要です。
- 無理なく続けられる範囲で、少しずつ改善活動に取り組むことを意識しましょう。
これらの障壁を乗り越えるためには、何よりも経営者の強いコミットメントが不可欠です。経営者自らが先頭に立ち、社員のチャレンジを後押しする姿勢を示すことで、組織全体の意識を変えることができます。
次のステップ：小さな一歩から、大きな変化へ
「採用が難しい」「社員が育たない」という悩みは、決して特殊なものではありません。しかし、その根本原因に「チャレンジ不足」という会社の風土が潜んでいる可能性に気づき、一歩踏み出すことで、状況は大きく変わります。
まずは、社内の小さな課題に目を向け、kintoneを活用して「こんなことできたら便利なのに」を形にしてみることから始めてみませんか？社員一人ひとりの「気づき」や「アイディア」を尊重し、それを形にするための仕組みと文化を育むことで、あなたの会社はきっと、より魅力的な組織へと進化していくはずです。そして、そのプロセス自体が、社員一人ひとりの幸せに繋がることを忘れないでください。
私たち専門家は、あなたの会社が抱える具体的な課題に対し、kintoneを活用した実践的な解決策を共に考え、導入から運用までをサポートすることができます。しかし、大切なのは「自分たちの手で会社を良くしていく」というあなたの会社の挑戦です。
さあ、今日から「アイディア 工夫」を促す「視点を変える」業務改善を始めてみませんか？その小さな一歩が、会社と社員の未来を大きく変える原動力となるでしょう。
