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「業務改善」って言葉、よく聞くけど、実際何をすればいいの？ 大企業みたいに立派なシステムを導入？ 高額なコンサルタントを雇う？
ちょっと待って！ 中小企業の皆さん、大企業の真似をする必要はありません。 むしろ、今の”身の丈”に合ったやり方で、効率化を目指すべきです。
この記事では、「独自性」「アイデア」をキーワードに、中小企業ならではの業務改善のヒントをお届けします。
なぜ大企業の真似はダメなの？
大企業と中小企業では、使える資源（ヒト・モノ・カネ・情報）が違います。 大企業向けのやり方をそのまま導入しても、うまくいかないことが多いのです。
例えば、大企業なら専用のシステムを開発できますが、中小企業にはそんな余裕はないですよね。例えるなら、F1カーを街乗りで使おうとするようなもの。燃費も悪ければ、駐車場にも困ります（笑）
中小企業ならではの強みを活かそう！
中小企業には、
- 小回りが利く
- 意思決定が早い
- 顧客との距離が近い
といった強みがあります。 これらを活かした業務改善を行いましょう。例えるなら、軽快な自転車🚲。狭い路地もスイスイ、お客様の玄関先まで直接お届け！
小回りのきく少額ツールを試してみよう！
高額なツールを導入する前に、まずは小回りのきく少額のツールを試してみましょう。
最近では、機能が充実していて、低価格で利用できるツールがたくさんあります。
例えば、
- コミュニケーションツール：SlackやChatworkなど、コミュニケーションツールを導入して情報共有をスムーズにする。
- タスク管理ツール：TrelloやAsanaなど、タスク管理ツールを使って進捗状況を可視化し、タスクの抜け漏れを防ぐ。
- ファイル共有ツール：Google DriveやDropboxなど、ファイル共有ツールを使って、ファイルのバージョン管理や共同編集を効率化する。
これらのツールは無料プランも用意されているので、まずは試してみて、自社に合うかどうかを判断しましょう。
独自性とアイデアで差別化を
他社と同じことをしていては、埋もれてしまいます。
自社の強みを活かした、”オンリーワン”のサービスや仕組みを作りましょう。 アイデア次第で、無料ツールでも十分に業務改善が可能です。
例えば、
- 顧客とのコミュニケーションにLINEを活用する
- 紙の資料をデータ化して、検索しやすくする
など、ちょっとした工夫で業務効率がグッと上がります。
業務改善を成功させるためのチェックポイント
業務改善を行う際は、以下のポイントをチェックしましょう。
- 属人化していないか？ 特定の担当者にしかできない業務になっていないかを確認しましょう。担当者が急に休暇を取っても、業務が滞らないようにしておくことが重要です。
- ツールが多すぎないか？ あまりにも多くのツールを導入すると、かえって業務が煩雑になる可能性があります。必要なツールを見極め、使いこなせるように社員教育を行うことも大切です。
- 社内の共通語になっているか？ 新しいツールや業務フローを導入する際は、社員全員が理解し、スムーズに使えるようにしましょう。専門用語ばかりのマニュアルではなく、誰にでも分かりやすい言葉で説明することがポイントです。
まとめ
中小企業の業務改善は、大企業の真似をする必要はありません。
- 自社の強みを活かす
- 小回りのきく少額ツールを賢く活用する
- 独自性とアイデアで差別化を図る
- 属人化やツールの乱立を避ける
- 社内の共通語にする
これらのポイントを押さえれば、”身の丈”に合った業務改善が可能です。さあ、今日から”独自路線”で効率UPを目指しましょう！
この記事が少しでもお役に立てれば幸いです。
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- うちの会社でもkintoneを導入したい！
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