Gibbons 
ToDo管理
私たちの日常は、さまざまなタスクや予定で溢れかえっています。
これらすべてを頭の中だけで整理しようとすると、忘れ物が出たり、思うように効率的に動けなくなることも。そこで、サポートしてくれるのが「ToDo管理」です。
皆さんは、どのようなツールでToDo管理をしていますか？個人の場合、自分の使いやすいツールを選ぶ、あるいはオリジナルで作るのも良いかもしれません。
組織の場合はどうでしょう？個人と組織とでは、ToDoの管理方法には少し違いがあります。
経営全体に関する計画
実は、先日「実行計画」について学びました。経営全体や大きなプロジェクトでは、この「実行計画」を活用している方も多いのではないでしょうか。具体的には、目標を細かく分けて、だれが、何を、いつまでに実行するかを明確にする計画表です。この計画表を活用するメリットとして、
- 計画の共有が容易
- タスクのボリュームが明確
- 優先順位が一目瞭然に
- 責任を持った実行が可能に
実行計画を取り入れてみた
弊社も以前は「Trello」というツールでToDo管理をしていました。Trelloは、無料枠でも便利に使える優れたプロジェクト管理ツールです。1つのタスクに対して1つのボードを作成し、進捗を管理します。
大変有難いことに最近は案件やイベント参加などが増えてきましたので、タスクの詳細化や全体のスケジューリングがより求められるようになりました。そのため、取り急ぎTrelloをストップし、スプレッドシートで「実行計画」を作成しました。今はまだ実証実験中なので、もっと良いやり方があれば別のツールを取り入れたいと思います。
紙やツールに書き出すことの大事さ
実行計画表を作成すると、細部まで可視化できるので「やるべきタスク」が一目で分かるのと、「あれやらなくちゃ」と別のタスクをしながら、他の事を考えなくて良くなり、脳内スペースが確保できるようになりました。記憶媒体を紙やツールにタスクをアウトソーシングすることで、頭の中をスッキリさせることができます。
iPhoneの開発者であるトニー・ファデルも、アイディアや重要なタスクリストなどを記録する「紙束」を持ち歩き、それを定期的に見直していたと言います。
タスクを紙やツールに記録し、定期的に見直すことで、計画に漏れがなくスムーズに進行し、目標達成へと近づくのではないでしょうか。
ToDoリストや計画表をうまく活用したいものです。
