チーム電話

「チーム電話」って?

複数のサービスを結びつけることによりチームで使うのにちょうど良い電話が出来ました。

一つの050のIP電話をそれぞれの携帯で着信できるようにして、グループラインに着信と留守電を知らせます。

休日や時間外のガイダンス、ホワイト・ブラックリストを機能させることで複数人で働く小規模なチームを活性化させるツールになります。

着信をチーム全員で対応

着信を共有することで今まであった数々の問題を解決します。

「電話担当は作業が出来ない」・「休日なのに着信があって休めない。」・「着信のたびに作業が止まってしまう。」・「自分の携帯電話で対応する必要が出てくる。」など多くの問題が解決できます。

その他にも着信をLINEのグループトークに残しますので「あの着信大丈夫だった?」とか「誰々さんからまた問い合わせあったね」なんてチームのコミュニケーションも取れるようになってきます。

小さなチームでは電話担当・営業担当など決められず皆で対処するのが普通です。仕事にかかってくる電話を共有するだけで個々の負担を軽減しチームが回り始めます。

「休日なのに自分の携帯電話に着信があり、ゆっくり休めない。」

プライベートの携帯電話を教えるしか手段がない場合にこう言った問題が出てきます。一人でやってる場合には良いかもしれませんが四六時中かかる電話にうんざりすることもあるはず・・・。

「チーム電話」を利用して電話を共有し自分だけ休みの時は他の人が対応してくれる。皆んなが休みの時はガイダンスと留守番電話が対応してくれる。そんな環境を提案します。

もちろん、仕事ですから急な用事もあるでしょう。しっかりと留守電に残し、どこでも確認できる環境を作るだけで休みと仕事のメリハリが付きます。

急ぎの電話には対応しながら、明日以降に対応するべきことは明日に回す。ゆっくり休むのも仕事の一環です。

着信のたびに作業が止まる

小さな会社だと電話対応担当の事務員を雇うことは難しいはずです。着信はいつあるか分からないので集中して作業を行うことも出来ない。

そんな少人数の事業に大変好評な「チーム電話」、少しの工夫を加えることでその仕事にあった使い方が見えてきます。

集中して作業を行いたいエンジニアのスタートアップ、工事や設定業務など作業中に着信に対応できない業種、車移動が多い営業職など多くの活用事例があります。

専用の電話番号

専用の電話番号を持つことで自分の携帯電話番号を教える必要がありません。プライベートと仕事の切り分けが明確になります。

名刺にも受付用の電話番号として記入し対応可能。自宅と事務所を兼用している場合にも新たな電話番号を持つことで仕事の電話をそちらで受けることが可能です。

個人事業や複数人での起業にぴったりな「チーム電話」でライフワークバランスを良くしていきましょう。

場所の概念がなくなります。

「事務所にいないと会社の電話が取れない。」いままでの考え方だと場所という要素を加えて考えなくてはいけませんでした。

二人しかいない会社で一人が留守番、そんな古い考えがなくなり新しい発想が出てきます。

出社しないで作業やお客さん対応、東京・大阪のはなれた環境で起業など・・・。

チーム電話を使ってコミュニケーションをアップさせれば、今まで近いところでしか出来なかった様々な仕事が一気に広がります。

ブラック・ホワイトリスト機能

しつこい勧誘の電話なども仕事をしていると迷惑です。電話番号が分かればブラックリストとして登録して着信を拒否することが可能です。

強く断らないと何回もかけてくる勧誘の電話は仕事の妨げになるばかりかストレスにもなります。

賢くブラックリストに追加しましょう。電話番号非通知の着信もお断りするので安心です。

時間外でも休日でも対応したい電話番号はホワイトリストに登録しましょう。時間外でもガイダンスなしに着信します。もちろん取れなかった場合も留守電でカバー

LINEを活用し対応力アップ

会社規模になるとプライベートとの切り分けのためLINEを使わないことも多いですが、小さな会社・チームではフル活用して対応力をアップさせましょう。

チームでグループトークを作って下さい。そこにLINEのnotifyと言う通知機能を使って「チーム電話」の着信と留守電が飛んで来るようにします。

この設定をすれば全ての着信はLINEに記録されることになります。留守電もどこにいても聞けるので対応力のアップになります。

又、グループトークですので担当が対応が出来ていないとか、お客さんが怒った感じで留守電を残したなどという事も共有されます。

見られている感覚はサービスの向上には良い効果が出ます。いままで対応が遅かった営業さんも電話に出ないチームメンバーも意識改革が必然とされますので会社の電話対応能力はアップするのです。

グループトークですから着信を話しのきっかけにコミュニケーションも取れます。いつの間にか仲間をフォローできる体制も整って来ます。

もちろん仕組みだけではない

導入すれば夢のようにチームの電話対応能力が上がり仕事が増えたりするものではありません。

ルールを作り改善して利用していくうちにチームに必要なベクトルが伝わって良くなって行くものだと思っていますので、そのチームなりのルールを作ることをオススメします。

「休みの担当の電話をとったらLINEにコメントを残す」とか「電話当番は日替わり、積極的に電話を取る」などのルールを採用していって下さい。

専用のガイダンス

専用のガイダンス(留守電の声)を録音してセット出来ます。

営業時間外は「ただいま営業時間外です。」とアナウンスした後で留守番電話に切り替えます。

休日にも「本日は定休日です。」とアナウンスしますので安心です。何より時間外・休日対応しても電話があったことはLINEにお知らせしますので大事な電話を取り逃すこともありません。

留守録はご自分の声で作成されても構いませんし、プロを雇って録音することも可能です。

興味がある方は

ライン公式アカウントを友達として登録してください。その上で「チーム電話」とコメント頂ければ案内致します。