なぜマニュアルが必要なのか

「見える化」すると上手くいく

ギボンズでは、仕事や思考において「見える化」の手法がとても重要だと考えています。たとえば、デジタルサイネージやマルチモニタシステムを使った社内案内や状況確認などの表示などは、「見える化」によって、情報共有を促進し、チームの目標達成を効率的にします。また、これはマニュアル作成においても同様に有効で、今回は特にマニュアルの重要性についてご紹介します。

あなたの会社には、業務マニュアル、手順書、ナレッジ、ルールブックなどはありますか？マニュアルなどがあれば、それらのマニュアルはいつ更新されたものですか？最新の情報で常に更新されている場合は、優秀な企業やプロジェクトです。もしマニュアルが長期間放置されている場合は、誰でも簡単に更新できる形式に作り直すことをお勧めします。マニュアル作成にとって、いかに「生きた」資料に保つかが重要だからです。

なぜマニュアルが必要なのか？

そもそもなぜ、マニュアルが必要なのでしょうか？マニュアルを作るメリットは多くあります。

作業や知識の統一化ができる（品質維持・作業効率化）
属人化が防げる（教育時間の削減・共有）
本当に必要な仕事かを判断する良い機会（業務改善）

作業手順やシステムの操作マニュアルなど、決まった順序で作業をします。マニュアルがあれば作業や知識の統一化がはかれます。これにより、例えば研修中の新人さんが作業を行う際に、手順が曖昧になったとしても自分で調べることができます。教える人の時間が有意義に使えるのです。作業は、マニュアルの通りに行うだけなので、効率もアップします。

教える方も、教えられる方もマニュアルがあれば安心して作業ができ、その担当者しか分からない、という属人化のリスクも少なくなります。

さらにマニュアルを作成するにあたり、「その作業は本当に必要な項目なのか？」を客観的に判断する良い機会になります。ミスを増やさないように作業を増やすのは簡単な事ですが、逆の機会はなかなかありません。日頃の業務を無意識に行うのではなく、やめられる作業はないのか？改めて考えることで生産性を向上を意識できます。

生きたマニュアルを作成する

マニュアルが更新されない主な理由は、更新作業が特定の個人に依存していることにあります。更新者が1人だと、その人が忙しくなった、または覚えてしまったのでマニュアルを見直す必要がなくなった、更新が面倒、などの理由で最新の情報にアップデートされず、更新が止まる恐れがあります。この問題を解決するためには、マニュアルの更新を複数人で行う体制を整えることが重要です。もちろん、更新時には管理者へ内容を精査してもらう工程を入れると良いと思います。

生きたマニュアルを作るためには、常に最新の情報になっている必要があります。いつでも、誰でも更新ができて、チームで共有、修正が早い、確認のフローも飛ばせる。情報をクラウドで管理できる。例えば、kintoneのような共同編集ツールを利用することで、チームメンバーが簡単に情報を更新し、共有することが可能になります。kintoneアプリの「Q&A」などで簡単にベースを作成することができます。

マニュレット

マニュアル作成はkintoneがお勧めですが、「より見やすく」、「より管理しやすい」マニュアル作成ツールなら「マニュレット」がおすすめです。マニュレットは、kintone内で作成できるマニュアル作成ツールです。「マニュレット」はカテゴリーの他、小項目の作成が簡単に行えて、画像やテキストの登録も直感的にできるようになっています。メニュー項目を見ながら、必要な項目を検索することができます。

また、マニュアル・手順書以外にも次の用途に利用できます。