デジタル化とDXは違う

法人化の手続き

先日会社を設立しまして、法人化の手続きを行ってきました。
多くの先輩方と同じように、行政の手続きの多さに翻弄されたわけですが、ここで「デジタル化とDXは全く異なるもの」ということを改めて感じることができました。

DXとは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して顧客や社会のニーズを基に製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや組織、プロセス、企業文化、風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」という定義がされています。

コロナ禍もあったので、殆どの手続きはオンラインで申請ができるようになっていました。以前に比べたら格段に便利になっていると思います。

しかし、そもそもの「縦割り社会」の仕組みが、便利さを遠ざけていて、何度も同じような内容を入力したり、同じ書類を別々の場所に提出したり。親切とは言えない入力フォーマット（UI）であったり。また、弊社のような小規模法人が行う場合、オンライン申請に電子証明が必要だったり（追記：一部マイナンバーカードを電子証明の代わりにできました）と、なかなかハードルが高いなと感じました。

DXが必要なところと、デジタル化が必要なところ

デジタル化が進んでも、DX：つまり仕組みや組織など抜本的に変革しないと、デジタルで作成しているのに余計な時間と手間がかかってしまうのです。結局「手書きの方が早い」となるわけです。

国や自治体、大企業レベルでは、単なるデジタル化ではなく、仕組みをも変革するDXが必要とされています。デジタル化ができても、仕組みが変わらなければ、本当に便利で使えるものにはならないのだと実感しました。

中小企業においては、急にビジネスモデルやシステムまで変革するDXは難しいかもしれません。しかし、デジタル化は業務効率化のために不可欠なものです。そしてデジタル化のデータなどを活用できたその先に、DXが可能になるのです。

紙の申請書や伝票

例えば、取引先がまだ紙の伝票を使用しているためにデジタルに完全に移行できないといった問題があるとき、または、Excelで見積書や請求書を作成している場合、ギボンズが推奨するのは、帳票印刷のPrintino(プリンティノ)です。

プリンティノは、kintone上で動くものですが、プリンティノを使うことで、紙やpdfのフォーマットにデジタルで入力し、印刷することが可能になります。もちろん溜まっていくデータは、利活用ができるようになります。デジタル化の一環としての業務が格段に効率化されるのです。

このような小さな一歩でも、デジタル化が進むことで、誤字脱字の心配も少なくなり、便利さが増していきます。そして、これらの小さな改善が積み重なって、最終的には大きな業務効率化につながるのです。まずは、デジタル化からでも始めてみることが大切だと考えます。