マニュアルってどうすればリスクなく作れる？

中小企業の経営陣の皆様、業務改善を進める上でマニュアルは不可欠な存在ですが、その作成と維持管理には多くの悩みがつきまといます。

従来の紙媒体や社内サーバーでの保管では、更新作業が煩雑になり、運用コストがかさむ上に、内容の陳腐化や現場との乖離といったリスクも避けられません。

そこで本記事では、これらの課題に対して、デジタル化による新たな運用法と、kintoneを基盤とした最新プラグイン「manulet」や生成AIを活用したアプローチについて、具体的な事例を交えて解説いたします。

従来のマニュアル作成と運用の問題点

これまで多くの企業が採用してきたマニュアルの作成方法は、紙での印刷物や社内サーバーに保管されたドキュメント形式が主流でした。

しかし、この方法にはいくつかの大きな問題点があります。まず、更新作業が手間と時間を要し、変更箇所があった際にすべての関連資料を差し替える必要があるため、現場での混乱を招きがちです。

また、固定されたフォーマットは、業務改善のための柔軟な対応が難しく、時代や業務内容の変化に追随できないというリスクも抱えています。さらに、従業員が必要な情報に迅速にアクセスできない場合、業務効率の低下につながることも見逃せません。

このような従来の課題を解消するための鍵は、「デジタル化」にあります。

マニュアルを紙や社内サーバーといった物理的な媒体から解放し、クラウド上で一元管理することで、情報の更新が容易になり、常に最新の状態を保つことが可能となります。

例えば、クラウドに保存されたデジタルマニュアルなら、どこからでもアクセスでき、モバイル端末との連携もスムーズに行えます。

これにより、現場での即時確認が可能となり、業務の迅速化やミスの低減につながります。

デジタルマニュアル運用の具体的なツールとして、kintoneのプラットフォームを活用することが非常に有効です。

kintoneは、業務プロセス全体を一元管理できるクラウド型プラットフォームであり、各部署の業務フローや改善ポイントを明確にし、誰でも同じ基準で業務を遂行できる環境を構築するのに適しています。

さらに、manuletは、kintone上で動作するプラグインとして開発され、マニュアルの作成と閲覧をより簡単かつ視覚的に行えるように設計されています。

manuletを導入すれば、マニュアルの最新情報がクラウド上で自動的に反映され、更新作業の手間が大幅に軽減されます。

これにより、現場での情報共有が円滑になり、誤った情報に基づいた業務実施といったリスクを低減することができます。

近年、注目を集めているのが生成AIです。生成AIは、膨大な情報から自動的に文章を生成する能力を持ち、マニュアル作成の初期ドラフトや既存内容の更新・補完に役立ちます。

たとえば、業務内容や手順を入力するだけで、基準やルールに沿った文書が短時間で作成可能となるため、従来の手作業による作成コストや時間を大幅に削減できます。

また、生成AIを用いることで、各部署から寄せられたフィードバックを自動的に取り込み、マニュアルの改訂履歴を管理する仕組みも構築可能です。

常に最新の情報を反映しながら、業務改善に必要な内容がタイムリーに更新されるため、経営陣や現場の負担を軽減する効果が期待できます。最終的なチェックは人間が行うことで、精度と信頼性を維持しつつ、AIのスピードと効率性を活かす運用が理想です。

マニュアルは、業務改善や品質の標準化において欠かせないツールですが、従来の作成方法では多くの課題がありました。

しかし、デジタル化を進め、クラウド上で一元管理することで、更新作業や情報共有が飛躍的に効率化されます。

kintoneとそのプラットフォーム上で動作するプラグイン「manulet」、さらには生成AIの活用により、マニュアルのリスクを最小限に抑え、常に最新の状態で運用する体制を構築することが可能です。

業務の基準やルールを明確に文書化し、誰もが同じ情報に基づいて働ける環境を整えることは、企業全体の生産性向上に直結します。

従来の紙媒体やローカルサーバーに依存した運用方法から、先進的なデジタル化戦略にシフトすることで、コスト削減や業務効率化、そして企業競争力の強化を実現しましょう。

いかがでしたか？今回ご紹介したデジタル化を活用したマニュアル運用の方法は、実際に取り組むことで多くの企業が業務効率を改善し、現場での混乱を解消しています。