とてもシンプルな業務改善提案 | 中小企業のための第一歩

毎日、業務改善やシステム導入支援の話をお客様としていると、「業務の効率化を図りたいけれど、どこから手をつけたらいいかわからない」といったご相談をいただく機会が非常に多くあります。

特に中小企業では、業務を効率化したい気持ちはあっても、ツールの多様化や属人的な作業の積み重ねにより、現状が見えづらくなっていることがしばしばです。

そこで、本記事では、私たちが提案する「とてもシンプルな業務改善の第一歩」をご紹介します。

それは、「マニュアル作り」です。この取り組みが、次のステップを踏み出すための土台となり、さらなる改善を進めやすくします。

なぜマニュアル作りが最初の一歩なのか

業務改善と聞くと、大掛かりな改革を思い浮かべる方が多いかもしれませんが、最初に取り組むべきは「マニュアル作り」です。

業務の可視化がカギ
　業務をマニュアル化することで、誰がどのように作業を進めているかを明確にできます。属人的な作業や無駄なプロセスが浮き彫りになり、改善のヒントを得ることができます。
専門職がいなくてもできる
　マニュアル作成は、特別なITスキルを必要としません。社員一人ひとりが少しずつ業務内容をマニュアル化していくことで、全体像が見えてきます。
次のステップに進みやすくなる
　私たちが伴走支援を行う中でも、マニュアルが整備されている企業は、次のステップに進む速度が格段に早くなります。たとえば、業務システムの導入やカスタマイズもスムーズに進み、さらなる効率化が実現します。

マニュアル作りをさらに効果的に進めるために、「kintone」の活用を推奨しています。また、弊社では、kintone上でマニュアルを運用できるツール「Manulet」を提供しています。

「Manulet」で簡単・便利に
　「Manulet」は、kintone上でマニュアルをわかりやすく整理し、誰でもすぐにアクセスできるようにするためのツールです。
　- マニュアルの内容をツリー形式で表示し、迷わず目的の情報を見つけられる
　- 手順を視覚的に伝えやすくし、業務をよりスムーズに進行
　- 更新も簡単に行えるため、常に最新の状態を保つことが可能

さらに、「Manulet」なら、全部署で同じフォーマットを使用して、気軽にマニュアル作りを始められるのも大きな特長です。

これにより、全社的な統一感を持たせながら、業務の見える化を促進できます。

kintoneを使って専用のアプリを作れば、業務全体の状況がさらにわかりやすくなります。

業務の進捗や課題を把握
　たとえば、マニュアル作成状況を管理する専用アプリを作ることで、どの業務が未整備で、どこがボトルネックになっているのかを簡単に把握できます。
柔軟なカスタマイズが可能
　アプリを業務内容に応じてカスタマイズすれば、マニュアル作成だけでなく、他の業務管理にも活用可能です。これにより、情報の一元化が進み、業務効率が大幅に向上します。