社長になってみる｜俯瞰してみる業務改善

〜視点を変えると、見えてくる「アイディア」と「工夫」〜

なぜ、業務改善がうまく進まないのか？

「業務を改善したい」と思っていても、実際には何から始めればいいのか分からない──。これは私たちが支援する多くの中小企業から聞こえてくる、共通の悩みです。

たとえば、Excelで管理されていた在庫情報が混乱していても、「それが当たり前」となっていたり、他部署とのやり取りに時間がかかっていても、「昔からそうだった」と改善の手が入らないままになっていることも。

こうした現象の根本的な原因は「現場の視点に偏りすぎていること」にあります。日々の仕事に追われ、目の前の業務をこなすことに集中するあまり、会社全体を俯瞰して見る視点が欠けてしまうのです。

発想の転換：「社長になって考えてみよう」

そこでおすすめしたいのが、「社長役になって業務改善を考える」というワークショップ形式のイベントです。

これは、従業員一人ひとりに「社長になったつもりで会社全体の業務を見直してみる」ことで、部門間の連携や現場の非効率を新たな視点で捉え直す、というものです。

このアプローチのポイント：

• 視点を変えることで、普段見えていなかった課題が見える
  
• 他部署に対する理解が深まり、改善の視野が広がる
  
• 責任者としての立場でアイディアを出すことで、当事者意識が高まる
  
• 普段発言しにくい従業員からも、意外な提案が飛び出すことも

具体的な進め方とステップ

ステップ1：テーマを設定する

「日報業務」「問い合わせ対応」「在庫管理」など、業務改善したいテーマを1つに絞ります。

ステップ2：社長役を任命する

部署ごとに1名程度、「この業務を俯瞰して見る社長役」を任命します。全体をまとめる必要はなく、あくまで「全社的な視点をもって考える役割」として設定します。

ステップ3：kintoneで情報を可視化する

kintoneを活用して、業務フローやデータの流れ、各部門の役割を「見える化」しておきましょう。これにより、参加者は情報の断片ではなく、流れとして業務を捉えやすくなります。

ステップ4：アイディア出し

付箋やマンダラート、kintoneの掲示板機能などを使って、改善案を自由に出し合います。ここでは評価や批判はせず、「どんな小さな工夫も歓迎する」姿勢を大切にします。

ステップ5：アクションプランを作成

出されたアイディアの中から、すぐに取り組めるものを選定し、責任者と期限を設定して実行します。

実際の効果：ある中小製造業の事例

社員数35名の製造業A社では、この「社長になってみるワークショップ」を導入したところ、以下のような成果が生まれました。

• 全社にわたる紙帳票の手入力作業をkintoneに移行（年間120時間削減）
  
• 製造部と営業部での進捗共有がスムーズになり、クレーム件数が月5件→1件に減少
  
• 従業員から「自分たちが改善できる」という空気が生まれ、自発的な提案が増加

このように、視点を変えるだけで、業務の見え方と改善の可能性は大きく広がります。

よくある障壁と乗り越え方

次の一歩：「業務改善」を文化にする

この「社長になってみる」体験は、一度やって終わりではなく、定期的に開催することで「業務改善はみんなで取り組むもの」という文化を育てていくことができます。

また、kintoneで集めた改善案や進捗をアプリで管理していけば、誰でも状況を把握できる仕組みが整い、属人化の防止にもつながります。

まとめとアクションへの促し

業務改善において最も大切なのは、「他人ごとではなく、自分ごととして考える」こと。そして、それを可能にするのが「視点を変える」ことです。

「社長になってみる」というシンプルな発想が、現場の気づきと行動を引き出し、改善の好循環を生み出します。

まずは、自社で一度やってみませんか？
小さなアイディアが、組織を変える大きな一歩になるかもしれません。